Nhật ký công trường sinh từ một kế hoạch: 30 trang ghi «Nắng», tháng đó mưa 18 ngày

Trên một tệp quản lý thi công thật, 132/330 dòng lịch là bản chép phụ lục giá và nhật ký ngày nào cũng «Nắng». Khi nhật ký, biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng thanh toán sinh từ một kế hoạch nối với khối lượng, một kỹ sư được trả lại bao nhiêu giờ mỗi tháng.

Mở tệp Excel quản lý thi công của một kỹ sư hiện trường, ở một công trình tu bổ vốn nhà nước, sang sheet nhật ký. Trang nào cũng ghi thời tiết «Nắng», hai cán bộ kỹ thuật, chín công nhân — ngày nào cũng y như ngày nào. Đối chiếu với số đo lưu trữ của trạm thời tiết ở đúng vùng đó, tháng 9 có 18 ngày mưa trong giờ làm việc, 9 ngày mưa từ 2,5 mm trở lên.

Không ai cố tình ghi sai. Nhật ký được làm bằng cách sao trang hôm qua, đổi ngày, sửa vài dòng việc, rồi in từng trang. Ở sheet bên cạnh, 132 trong 330 dòng của danh sách công việc là bản chép gần nguyên văn (giống từ 95%) một dòng của phụ lục giá hợp đồng; 277 dòng giống từ 60%. Cùng một công việc được gõ ít nhất hai lần, và hai bản không nối với nhau: sửa khối lượng ở phụ lục thì lịch không biết, và biên bản nghiệm thu lại được gõ thêm lần thứ ba.

Bài này hỏi: nếu nhật ký, biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng thanh toán đều sinh ra từ một kế hoạch duy nhất, nối với phụ lục giá, thì một kỹ sư được trả lại bao nhiêu giờ mỗi tháng?

1. Thay đổi là gì

Kỹ sư nhập đúng tệp Excel đang dùng — phụ lục giá và danh sách công việc, cột nhận theo tên tiêu đề nên tệp mỗi công trình một khác vẫn đọc được. Sau đó:

1. Mỗi dòng lịch có một mã riêng, nối với mã của dòng khối lượng. Máy gợi ý dòng phụ lục giống nhất cho từng công việc; kỹ sư xác nhận. Chưa xác nhận thì khối lượng chưa đi vào biên bản hay thanh toán.
2. Có trình tự chuẩn giữa các việc. Đào móng trước bê tông lót, bê tông móng trước xây móng, bê tông kết cấu phải đủ tuổi trước khi nén mẫu. Việc nào bắt đầu sớm hơn việc trước cho phép thì bị đánh dấu ⚠ — máy chỉ đánh dấu, không tự dời. Trên tệp nói ở trên, khoảng một phần tư số việc được đánh dấu.
3. Nhật ký tự điền: việc đang làm và biên bản nghiệm thu trong ngày lấy từ lịch, nhân lực lấy từ mặc định của công trình, thời tiết sáng/chiều lấy theo toạ độ công trình từ số đo thật — và đều sửa được. Ngày đã chốt thì nội dung đứng yên dù lịch đổi về sau.
4. Biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng hoàn thành in sẵn số biên bản, khối lượng, người ký; bảng thanh toán cộng từ những biên bản đã nghiệm thu trong kỳ.

Nội dung nhật ký thi công không có mẫu bắt buộc, nhưng phải có thời tiết, nhiệt độ, nhân công, thiết bị, công việc thi công và nghiệm thu hằng ngày (Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Phụ lục IIa). Vì thế mẫu in là dữ liệu sửa được, không phải mã.

2. Nguồn thứ nhất: trang nhật ký

Cách đo. Bấm giờ một tuần nhật ký như đang làm, kể cả lúc in. Phút «sau» đo trên chính công cụ: thời điểm mở ngày và thời điểm chốt ngày đều được ghi lại.

Mức độ đáng tin: cao. Số trang đếm được, phút đo được trên một tuần.

3. Nguồn thứ hai: biên bản nghiệm thu

Cách đo. Lấy danh mục biên bản tháng trước, đếm số biên bản và hỏi người lập mất bao lâu cho một tờ. Biên bản bị giám sát trả về vì sai số thì tính ở nguồn thứ tư, đừng tính hai lần.

Mức độ đáng tin: khá. Số biên bản đếm được; phút chênh nhiều giữa biên bản một dòng khối lượng và biên bản nhiều dòng.

4. Nguồn thứ ba: bảng khối lượng hoàn thành

Cách đo. Lần lập hồ sơ thanh toán tới, ghi giờ bắt đầu và giờ nộp. Đợt sau làm trên công cụ, so cùng một loại đợt — đợt có nhiều hạng mục mới khác đợt chỉ có phần hoàn thiện.

Mức độ đáng tin: khá. Một đợt mỗi tháng là giả định; nhiều công trình vốn nhà nước thanh toán thưa hơn — sửa ô đó.

5. Nguồn thứ tư: giấy tờ bị trả về

Cách đo. Đếm số tờ giám sát hoặc chủ đầu tư trả về trong ba tháng gần nhất, và lý do của từng tờ. Chỉ những lý do máy soát được (ngày, trình tự, khối lượng) mới được tính vào đây.

Mức độ đáng tin: thấp — khoản mềm nhất. Đặt hai phần bị trả về bằng nhau và bảng tính vẫn còn 42,0 giờ mỗi tháng.

6. Khoản phải trừ: thiết lập

Mỗi công trình cần nhập tệp, xác nhận các gợi ý nối khối lượng và trình tự, khai người ký và toạ độ: khoảng 4 giờ. Chia cho 10 tháng thi công, 2 công trình là 0,8 giờ mỗi tháng. Phần này không dùng AI nên không có chi phí gọi mô hình.

7. Cộng lại

Khoảng 45 giờ mỗi tháng, gần 6 ngày công, cho một kỹ sư lo hai công trình. Hôm nay giấy tờ ngốn khoảng 54 giờ; máy làm thay được khoảng 84% số đó.

Đếm một lần. 45 giờ đó là tiền — 2,7 triệu mỗi tháng, 32 triệu một năm ở mức lương trong ví dụ — hoặc là sức để cùng một kỹ sư lo thêm một công trình. Không cộng cả hai. Với một nhà thầu nhỏ, giá trị thật thường nằm ở vế thứ hai, nhưng đó là quyết định của chính công ty, không phải của bảng tính.

8. ROI này đứng trên giả định nào

Kế hoạch phải được giữ đúng. Đó là giả định nằm dưới cả bốn nguồn. Nhật ký sinh từ lịch chỉ đúng khi lịch đúng; nếu công việc thực tế trôi khỏi lịch mà không ai cập nhật, máy sẽ điền sẵn những trang sai một cách rất gọn gàng. Vì thế nhật ký luôn là bản nháp cho tới khi kỹ sư chốt ngày — và chính bước chốt đó là chỗ con người còn phải làm.

Thời tiết lấy tự động là số đo của trạm, không phải của công trường. Mỗi ô lưới rộng vài kilômét; một trận mưa rào cục bộ có thể không ở trong số đo. Ô thời tiết sửa được và lần sửa của kỹ sư không bao giờ bị ghi đè.

Trình tự chuẩn là gợi ý, không phải luật. Có việc được làm gối đầu một cách hợp lý. Dấu ⚠ chỉ nói rằng việc đó bắt đầu sớm hơn trình tự cho phép; người quyết định vẫn là kỹ sư.

Liên kết khối lượng do máy gợi ý phải được xác nhận. Gợi ý theo độ giống của câu chữ; một dòng sai nối vào biên bản là một dòng sai được in đẹp. Chưa xác nhận thì nó không đi vào biên bản hay thanh toán.

9. Đo ở chính công ty bạn

1. Lấy mốc. Một tuần: bấm giờ nhật ký, đếm biên bản và giờ lập chúng; giờ lập bảng khối lượng của đợt gần nhất; số tờ bị trả về trong ba tháng.
2. Chạy một công trình trong một tháng. Ghi giờ thiết lập. Mỗi tuần ghi số ngày đã chốt, số liên kết khối lượng đã xác nhận, số việc bị ⚠ và bao nhiêu trong đó là gối đầu có chủ ý.
3. So cùng loại việc. Tháng móng nhiều biên bản hơn tháng hoàn thiện; so tháng móng với tháng móng.

10. Điều đáng nhớ

Một công việc nên được gõ một lần. Khi phụ lục giá, lịch, nhật ký và biên bản là bốn bản gõ tay của cùng một sự việc, mỗi bản trông đều đúng và không bản nào kiểm bản nào. Nối chúng bằng một mã, và trang nhật ký «Nắng» trong một ngày mưa trở thành thứ khó xảy ra hơn là thứ dễ xảy ra nhất.

Nhật ký công trường không đáng giá vì nó dày. Nó đáng giá khi từng dòng trong đó nói đúng điều đã xảy ra.

Tỉ lệ dòng lịch chép từ phụ lục giá, số biên bản trên một việc và nhật ký ghi «Nắng» mọi ngày đo trên tệp quản lý thi công thật của một công trình, đã ẩn danh. Số ngày mưa lấy từ số đo lưu trữ thời tiết cho đúng vùng và tháng đó. Số công trình, số phút, lương và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.