Ấn phẩm về cải tiến liên tục trong ERP
Hệ thống quản trị không phải thứ bạn lắp xong rồi để yên.
Nó là nơi doanh nghiệp cất giữ hiểu biết của chính mình. Ở đây bàn về cách cải tiến nó, và cách đo xem mỗi cải tiến đáng giá bao nhiêu — vì sao có trang này.
Giải pháp
Hệ điều hành doanh nghiệp
Phần mềm ERP trên ERPNext: mua hàng, bán hàng, kho nhiều chi nhánh, công nợ, kế toán chuẩn Việt Nam và hoá đơn điện tử trên cùng một dữ liệu. Triển khai theo quy trình riêng của từng doanh nghiệp.
Xem chi tiết →Hệ điều hành doanh nghiệp chuyên ngành thép
Phần mềm ERP cho kết cấu thép: từ bản vẽ Tekla, AutoCAD ra danh sách cấu kiện, lệnh sản xuất, KCS, nghiệm thu, giao hàng tới lắp dựng và hồ sơ — theo từng dự án, từng zone.
Xem chi tiết →Mỗi tuần một phép thử
Một việc nhỏ làm được trong dưới 10 phút, cho thấy chỗ thông tin đang rơi rớt trong doanh nghiệp. Không chào bán.
Bài viết
25 bài-
Chia sẻ bộ dự toán bằng một link: vòng gửi tệp Excel tốn bao nhiêu giờ, và câu «bản nào mới nhất?»
Một bộ dự toán đi qua 2–4 người bằng tệp Excel gửi qua thư, nên luôn có câu «bản nào mới nhất?». Khi cả bộ hồ sơ — bản vẽ, bảng khối lượng, nguồn từng con số — nằm sau một dự án chung, mời «Cùng làm» theo email hoặc gửi một link chỉ xem không cần tài khoản, vòng duyệt được trả lại bao nhiêu giờ mỗi tháng.
Đọc bài → -
Không lập hoá đơn hai lần: hỏi sổ kế toán trước khi lập, 199 trên 209 hoá đơn đã có sẵn
Khi việc lập hoá đơn chuyển từ phần mềm kế toán sang ERP, có một khoảng thời gian cả hai nơi cùng lập. Nếu ERP hỏi thẳng sổ kế toán trước khi tạo hoá đơn, một đợt chuyển tránh được bao nhiêu hoá đơn trùng — và mỗi hoá đơn trùng không phải dọn đáng bao nhiêu?
Đọc bài → -
Tìm chữ trên bản vẽ ảnh quét: 171 trang nhận dạng trong 338 giây, và giờ lật trang được trả lại
Trên một bộ bản vẽ, trang ảnh quét không tìm được chữ nào; muốn tra một ký hiệu là phải lật. Khi mọi trang quét được nhận dạng chữ — trang có chữ và trang quét đếm riêng, bị ngắt thì chạy lại chỉ đọc trang còn thiếu — một kỹ sư dự toán được trả lại bao nhiêu giờ mỗi tháng, và bộ lớn nhất có chạy hết được không.
Đọc bài → -
Hoá đơn theo giá PO gốc: phiếu giao ghi 21.000, PO của chuỗi ghi 30.000
Chuỗi siêu thị trả theo giá trên PO của chính họ, không theo phiếu giao. Khi máy tự đọc giá PO, lập hoá đơn theo giá đó lúc chênh lệch hợp lý và tự sửa bảng giá cho lần sau, mỗi tháng đáng bao nhiêu — và dòng nào vẫn phải để người quyết?
Đọc bài → -
Hoá đơn lập từ số chuỗi siêu thị thực nhận: 72% tự lập, và vì sao cột cao nhất phải chờ người
Lập hoá đơn từ phiếu giao sẽ sai ở hai trên ba hoá đơn, vì chuỗi trả tiền theo số họ nhận. Khi số giao, biên bản có chữ ký và phiếu nhập của chuỗi khớp nhau thì hoá đơn tự lập theo số nhận; phần còn lại đến tay người kèm lý do. Đáng bao nhiêu tiền.
Đọc bài → -
Hỏi hồ sơ dự án, trả lời kèm tờ và dòng: một câu hỏi phải bớt bao nhiêu phút mới đáng tiền?
Mỗi dự án một trợ lý chỉ làm việc trên bản vẽ và dự toán của dự án đó; mọi câu trả lời dẫn về đúng trang bản vẽ hay dòng dự toán. 9 câu hỏi đo trên hệ thống thật tốn 5.107–78.852 đồng mỗi câu. Bài tính điểm hoà vốn, và vì sao câu tra nhanh vẫn nên tự tra.
Đọc bài → -
Robot lấy phiếu nhập của chuỗi siêu thị: 4.239 phiếu tải tay trong 60 ngày, và một chuỗi chưa từng vào hệ thống
Một kế toán tải phiếu nhập từ cổng nhà cung cấp mỗi sáng có người rảnh: phiếu chờ trung bình 45,5 giờ, chuỗi thứ hai không có phiếu nào trong hệ thống. Khi robot lấy phiếu hai lần mỗi ngày và tự ghép với phiếu giao, giá trị nằm ở đâu và lớn tới đâu.
Đọc bài → -
Soát số học dự toán trong một lượt: 827 phép tính, người chỉ đọc dòng bị đánh dấu
Soát lại bằng tay mọi phép tính của một bộ dự toán 263 công tác mất khoảng 4,6 giờ, nên không ai soát hết. Khi máy tính lại tất cả trong một lượt và chỉ đánh dấu dòng sai hoặc đáng ngờ, một kỹ sư dự toán được trả lại bao nhiêu giờ, và bao nhiêu tiền sai không còn lọt vào hồ sơ thầu hay thanh toán?
Đọc bài → -
Một dự án xây dựng, từ bản vẽ tới thanh toán, trên một màn: 288 biên bản đã nghiệm thu, tính ra 0 đồng
Trên một công trình thật, 288 biên bản đều «Đã nghiệm thu» mà giá trị nghiệm thu là 0 đồng: 798 liên kết khối lượng vẫn còn là gợi ý của máy. Mỗi màn nhìn riêng đều đúng; chỗ hỏng nằm giữa các giai đoạn. Đặt cả dự án lên một màn thì bớt được bao nhiêu tiền nằm chờ, bao nhiêu lần làm lại?
Đọc bài → -
Nhật ký công trường sinh từ một kế hoạch: 30 trang ghi «Nắng», tháng đó mưa 18 ngày
Trên một tệp quản lý thi công thật, 132/330 dòng lịch là bản chép phụ lục giá và nhật ký ngày nào cũng «Nắng». Khi nhật ký, biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng thanh toán sinh từ một kế hoạch nối với khối lượng, một kỹ sư được trả lại bao nhiêu giờ mỗi tháng.
Đọc bài → -
Biên bản giao hàng tự đối chiếu: cửa hàng ký 9,5 kg, phiếu giao ghi 10
Đọc thử 113 ảnh biên bản có chữ ký: hơn nửa số phiếu ghép được có dòng cửa hàng nhận thiếu, và khoảng một nửa trong đó chưa ai sửa số. AI đọc giấy, máy so với số đã nhập, lệch thì báo ngay trong ngày — biết sớm như vậy đáng bao nhiêu.
Đọc bài → -
Số dư ngay sau khi ghi sổ: sổ nói một số, ngân hàng nói số khác
Đặt số dư sổ cạnh số dư ngân hàng đúng lúc vừa ghi, ngày đầu đã lộ ra một khoản lệch hơn trăm triệu. Một khoản lệch nằm im bao lâu thì tốn bao nhiêu giờ tìm và mất bao nhiêu cơ hội đòi lại — đối chiếu mỗi lần ghi so với cuối tháng.
Đọc bài → -
Khi nào để máy tự ghi sổ, khi nào bắt người bấm: cổng tự duyệt tính bằng tiền
Khi nháp đã có, tự ghi chỉ tiết kiệm phút của người bấm — còn một lần ghi sai lấy lại tiền của hơn trăm lần tự ghi đúng. Tám điều kiện của cổng, vì sao tỉ lệ tự ghi về 0 khi giao dịch ngân hàng tự về, và ngưỡng hoà vốn.
Đọc bài → -
Trợ lý kế toán ngay trong nhóm chat: từ ảnh chuyển khoản tới chứng từ đã ghi
Nhân viên vẫn gửi ảnh như cũ, trợ lý lập nháp hai dòng, người có quyền trả lời «Ghi». Giờ gõ phiếu tự nó không trả nổi tiền chạy trợ lý; thứ đưa phép tính lên dương là sổ biết tiền về sớm hơn và ít lỗi gõ tay hơn.
Đọc bài → -
Tồn bán được khác tồn trong kho: ROI của một dòng «tồn thực tế» trả lời đúng câu hỏi
Trên bảng điều phối, «tồn kho thực tế» thôi cộng mọi kho và không còn tính Kho Thanh lý, kèm một dòng tuỳ chọn cho hàng ở kho khác: tiền đến từ việc bán thanh lý kịp trước khi hư và từ việc không còn hứa giao hàng không bán được — mỗi khoản đo ra sao, và tin được đến đâu.
Đọc bài → -
ROI của màn chốt tồn hằng ngày: con số đếm được là tồn của lúc nào?
Thủ kho đếm trên điện thoại, màn chỉ ghi dòng lệch, ô trống là chưa đếm, và mỗi số đếm gắn với một giờ: vì sao phiếu chốt ghi số tuyệt đối xoá mất hàng đi trong lúc chờ, ba khoản tiền nhỏ đo ra sao, và cái bảng không đếm được.
Đọc bài → -
ROI của màn dự phóng bán hàng tuần trong ERP: khi số dự phóng nằm cạnh số thực xuất
Chuyển file Excel dự phóng tuần vào một màn ERP đặt dự phóng cạnh thực xuất kho và lập đơn mua nháp cho cả tuần: tiền đến từ ba nguồn, nguồn lớn nhất là sai số dự phóng — chưa đo — và bài chỉ ra ROI còn lại bao nhiêu khi bỏ nó đi.
Đọc bài → -
Hàng khách trả ghi ngay trên bảng giao hàng: ROI của một con số đi hết đường
Gõ số trả vào đúng ô đã giao, để mỗi kg siêu thị trả lại có phiếu nhập kho theo giá vốn ngay khi ghi sổ phiếu giao: sổ kho lệch bao nhiêu khi không làm vậy, hai khoản giờ công đo ra sao, và vì sao khoản lớn nhất — sổ đúng — không được cộng vào tổng.
Đọc bài → -
ROI của danh mục cấu kiện đọc từ mô hình IFC: khi cả công ty không phải mở Tekla
Đọc mô hình IFC thành danh mục cấu kiện trong ERP để dự toán, mua hàng, xưởng và công trường không phải xếp hàng sau phần mềm thiết kế: tiền đến từ bốn nguồn, mỗi nguồn đo ra sao, và ROI còn đứng không khi bỏ đi nguồn kém chắc nhất.
Đọc bài → -
ROI của việc đọc bản vẽ AutoCAD thành báo giá: tiền đến từ đâu, đo thế nào
Cho máy đọc bản vẽ AutoCAD thành danh mục cấu kiện và báo giá: tiền đến từ ba nguồn, mỗi nguồn đo ra sao ở chính doanh nghiệp của bạn, và ROI có còn đứng khi hạ các giả định xuống.
Đọc bài → -
Quả trứng hay con gà: nên chạy ERP chuẩn trước hay tuỳ biến sâu trước?
Câu trả lời thường được nói ra như một nguyên tắc, mà nguyên tắc thì khó cãi và cũng khó tin. Bài này quy nó ra tiền, và nói rõ lập luận đứng trên đúng ba con số nào — đặt cả ba về 0 thì hai lộ trình bằng nhau.
Đọc bài → -
ROI của việc thay Google Sheet điều phối bằng bảng tương tác trong ERP
Kế hoạch xuất hàng gần như luôn bắt đầu từ một file dùng chung, và nó hoạt động thật cho tới vài trăm đơn mỗi ngày. Cách chữa không phải ép người ta về form ERP, mà đưa chính bảng tính vào trong hệ thống.
Đọc bài → -
ROI của hệ thống phím tắt: 1,8 giây một ô, nhân với một ngày
Thao tác tốn thời gian nhất của khối văn phòng trong ERP là việc rời tay khỏi bàn phím. Từng lần quá nhỏ để ai phàn nàn — cho đến khi nhân với tám nghìn ô mỗi ngày.
Đọc bài → -
ROI của việc gán mẫu báo giá và hợp đồng theo từng khách hàng
Mỗi đối tác một quy chuẩn in ấn riêng, nên mỗi bộ hồ sơ phải đi vòng qua Word. Gán sẵn mẫu theo khách nghe như một cải tiến giao diện nhỏ — đo ra thì nó hoàn vốn trong vòng một tháng ở quy mô trung bình.
Đọc bài → -
Đo lường ROI của hệ thống dữ liệu thống nhất
Sự rời rạc dữ liệu giữa các phòng ban thường bị xem là một bất tiện kỹ thuật. Dưới lăng kính tài chính, nó là một khoản chi phí ẩn đang bào mòn dòng tiền mỗi ngày.
Đọc bài →
Chuẩn biên tập
Mỗi bài ở đây phải nói rõ đã đo cái gì, đo bằng cách nào, và so với mốc nào. Một bài không kèm phép đo chỉ là một ý kiến. Số liệu lấy từ hệ thống của khách hàng luôn được ẩn danh, và không có nút đặt lịch demo ở cuối bài nào cả — đọc đầy đủ nguyên tắc.