Một dự án xây dựng, từ bản vẽ tới thanh toán, trên một màn: 288 biên bản đã nghiệm thu, tính ra 0 đồng

Trên một công trình thật, 288 biên bản đều «Đã nghiệm thu» mà giá trị nghiệm thu là 0 đồng: 798 liên kết khối lượng vẫn còn là gợi ý của máy. Mỗi màn nhìn riêng đều đúng; chỗ hỏng nằm giữa các giai đoạn. Đặt cả dự án lên một màn thì bớt được bao nhiêu tiền nằm chờ, bao nhiêu lần làm lại?

Mở tổng quan của một công trình tu bổ vốn nhà nước đang thi công, đã ẩn danh. 288 biên bản nghiệm thu, cả 288 đều ở trạng thái «Đã nghiệm thu». Kế hoạch tới hôm nay đã đi qua 42% giá trị hợp đồng. Giá trị đã nghiệm thu, tính ra tiền: 0 đồng.

Không ai làm sai và phần mềm không hỏng. Kế hoạch được nhập từ tệp Excel của kỹ sư; máy gợi ý công việc nào ứng với dòng khối lượng nào — 798 liên kết như thế, và cả 798 vẫn còn là gợi ý, chưa ai xác nhận. Biên bản chỉ lấy khối lượng từ liên kết đã xác nhận, nên biên bản nào cũng có, mà không biên bản nào mang tiền. Cùng công trình đó, 490 trên 784 dòng hợp đồng chưa thuộc công việc nào trong kế hoạch — những dòng ấy sẽ không bao giờ được nghiệm thu hay thanh toán nếu không ai nhìn ra.

Mỗi màn, nhìn riêng, đều trông đúng: danh sách biên bản đủ cả, bảng hợp đồng đủ cả, kế hoạch đủ cả. Chỗ hỏng nằm giữa các màn, và nó chỉ hiện ra khi đặt các giai đoạn cạnh nhau. Bài này hỏi: khi một vấn đề sinh ra ở giai đoạn này chỉ được thấy từ giai đoạn khác, nó tốn bao nhiêu — và đặt cả dự án lên một màn thì bớt được bao nhiêu?

1. Thay đổi là gì

Bài trước kể chuyện nhật ký, biên bản và bảng thanh toán sinh từ một kế hoạch. Dữ liệu của một dự án vốn đã treo trên một trục — bản vẽ, dự toán, bóc tách, dòng khối lượng hợp đồng, công việc, nhật ký, biên bản, đợt thanh toán. Chỉ có màn hình là còn tách đôi. Thay đổi lần này nối màn hình theo đúng trục đó:

1. Một thanh giai đoạn trên mọi dự án: Tổng quan · Hồ sơ & bóc tách · Hợp đồng · Thi công (Kế hoạch / Nhật ký / Nghiệm thu) · Thanh toán · Thiết lập. Link cũ vẫn mở đúng chỗ.
2. «Tổng quan»: mỗi giai đoạn một thẻ — số trang bản vẽ, bảng bóc tách, câu hỏi bản vẽ còn mở, giá trị hợp đồng, dòng chưa vào kế hoạch, dòng lệch quá ngưỡng, % kế hoạch tới hôm nay so với % đã nghiệm thu, nhật ký đã chốt, đã thanh toán. Trên cùng là ô «Cần làm», và mỗi dòng trong đó sửa cái hiểu sai đứng sau vấn đề, chứ không chỉ kể số: «liên kết khối lượng còn là gợi ý — biên bản chỉ lấy khối lượng từ liên kết đã xác nhận, nên các biên bản này đang 0 đ».
3. Sổ khối lượng hợp đồng thêm cột «Đã TT» và bộ lọc «chỉ dòng lệch»: bóc tách hay nghiệm thu chênh với hợp đồng quá một ngưỡng phần trăm — ngưỡng đặt riêng cho từng gói trong «Thiết lập», vì mỗi chủ đầu tư một khác.
4. Câu hỏi bản vẽ có vòng đời: Mở → Đã hỏi tư vấn thiết kế → Đã trả lời (ghi lại câu trả lời) → Đã xử lý hoặc Bỏ qua, và in được danh sách câu hỏi gửi tư vấn thiết kế.
5. Câu hỏi đi theo tờ bản vẽ vào thi công: công việc, biên bản và ngày nhật ký nằm trên một tờ còn câu hỏi chưa đóng được đánh dấu ⚠. «Bản vẽ số KC-01» trên một công việc hay biên bản là một link mở đúng trang đó của bộ bản vẽ đã tải lên.
6. Trợ lý của dự án nằm dưới mọi tab, biết người dùng đang ở tab nào và đọc được mọi tab thi công. Câu hỏi «bao nhiêu» được trả lời từ một bảng tổng trên mọi dòng: trên công trình nói ở trên, «có bao nhiêu biên bản» được đếm đúng 288 bằng một lần đọc, hết 2.910 đ credit.

2. Nguồn thứ nhất: tiền nằm chờ giữa các giai đoạn

Hai chỗ rò trên đều là tiền đã làm ra nhưng không tới được đợt thanh toán: phần thuộc dòng hợp đồng không có công việc nào mang, và phần đã nghiệm thu mà liên kết khối lượng còn là gợi ý. Không mất hẳn — sớm muộn có người thấy. Cái giá là những ngày tiền nằm chờ.

Cách đo. Lấy hồ sơ thanh toán ba đợt gần nhất, đếm những khoản đã làm xong ở đợt trước mà chỉ được đưa vào đợt sau, và lý do. Với một công cụ có Tổng quan, đếm ngày từ lúc một dòng «Cần làm» xuất hiện tới lúc nó biến mất.

Mức độ đáng tin: khá. Phần bị kẹt đếm được; số ngày «hôm nay» là ước lượng của chính công ty. Trên công trình mở bài, phần bị kẹt là toàn bộ giá trị đã nghiệm thu — ví dụ dùng 28% để không tô hồng.

3. Nguồn thứ hai: câu hỏi bản vẽ tới công trường trước câu trả lời

Kiểm tra bản vẽ tìm ra chỗ tổng thể và chi tiết nói khác nhau: móng M1 ghi 1,2 m ở mặt bằng, 1,4 m ở chi tiết. Câu hỏi được gửi tư vấn thiết kế; câu trả lời về sau. Câu hỏi nằm trong một tệp, tiến độ ở tệp khác — và đội thi công đào móng M1 theo con số họ thấy trước.

Cách đo. Lật sổ công văn trao đổi với tư vấn thiết kế của một công trình đã xong: bao nhiêu câu hỏi, bao nhiêu câu có trả lời về sau ngày hạng mục đó bắt đầu, và trong số đó bao nhiêu lần phải sửa.

Mức độ đáng tin: thấp — khoản mềm nhất, và là khoản lớn nhất trong ví dụ. Một lần làm lại có thể là vài trăm nghìn hay vài trăm triệu. Đặt hai phần bằng nhau, và tổng còn 2,64 triệu mỗi tháng.

4. Nguồn thứ ba: thời gian để biết dự án đang ở đâu

Trước cuộc họp giao ban, trước khi báo cáo giám đốc, trước khi chủ đầu tư gọi: ai đó mở tiến độ, sổ biên bản, tệp thanh toán, nhật ký, rồi cộng nhẩm.

Cách đo. Một tuần, ghi mỗi lần ai đó phải trả lời «công trình X đang tới đâu» và mất bao lâu.

Mức độ đáng tin: cao, và nhỏ. Đây không phải lý do để làm thay đổi này; nó chỉ là phần dễ thấy nhất.

5. Khoản phải trừ

Tổng quan, thanh giai đoạn, vòng đời câu hỏi và link bản vẽ không dùng AI, nên không có chi phí gọi mô hình. Việc xác nhận liên kết khối lượng không phải chi phí mới: biên bản muốn mang tiền thì việc đó vẫn phải làm — thay đổi chỉ khiến nó không bị quên. Câu hỏi gửi trợ lý thì có: trừ credit theo phần trợ lý thực sự đọc, ví dụ 2.910 đ cho một câu đếm biên bản. Mười câu như thế một tháng là khoảng 29 nghìn đồng, chừng một phần hai mươi khoản nhỏ nhất ở dưới, nên bảng tính bỏ qua.

6. Cộng lại

Khoảng 5,8 triệu mỗi tháng, 70 triệu một năm cho một công ty đang thi công hai công trình 5 tỷ. Hơn một nửa nằm ở khoản mềm nhất. Bỏ hẳn khoản đó, phần còn lại — 2,6 triệu mỗi tháng — đứng trên số đếm được.

Con số không có trong bảng. Ở công trình mở bài, toàn bộ giá trị đã nghiệm thu đang nằm chờ một bước xác nhận — phần bị kẹt là 100%, không phải 28%. Đặt 100% vào ô «phần giá trị đã nghiệm thu mà liên kết còn là gợi ý» trong bảng tính và đọc lại; ví dụ không dùng nó vì đó là một trường hợp, không phải mức trung bình.

7. ROI này đứng trên giả định nào

Màn hình chỉ nói ra; người vẫn phải làm. Tổng quan biết 798 liên kết còn là gợi ý; nó không tự xác nhận hộ, và không nên — một liên kết sai nối vào biên bản là một con số sai được in đẹp. Nếu không ai đọc «Cần làm», ngày «khi một màn nói ra» bằng ngày hôm nay và nguồn thứ nhất về 0.

Câu hỏi chỉ đi theo tờ khi ký hiệu tờ khớp. «Bản vẽ số» trên công việc là chữ gõ tay. «KC-01», «kc 1», «KC.01» được coi là một; «Móng trục A» thì không khớp tờ nào, và khi đó nó hiện như chữ thường, không có link chết, cũng không có cờ.

Ngưỡng lệch là của chủ đầu tư, không phải của phần mềm. Mặc định 5%; đổi trong «Thiết lập» của từng gói. Lọc «chỉ dòng lệch» chỉ hữu ích khi ngưỡng đó là ngưỡng mà người duyệt thanh toán thực sự dùng.

Kiểm tra lại bản vẽ thay danh sách câu hỏi. Một lượt kiểm tra mới sinh danh sách mới; trạng thái và câu trả lời của tư vấn thiết kế ở lượt cũ chưa tự chuyển sang. Đóng hết câu hỏi của lượt cũ trước khi chạy lượt mới.

8. Đo ở chính công ty bạn

1. Lấy mốc. Ba đợt thanh toán gần nhất: khoản nào trễ một đợt và vì sao. Sổ công văn với tư vấn thiết kế: câu nào trả lời sau ngày hạng mục bắt đầu. Một tuần: số lần và số phút để trả lời «công trình đang tới đâu».
2. Chạy một công trình một tháng. Mỗi tuần ghi các dòng «Cần làm» xuất hiện và ngày chúng biến mất; câu hỏi bản vẽ theo trạng thái; công việc bị ⚠ đã bắt đầu khi câu hỏi còn mở.
3. So cùng giai đoạn. Tháng làm móng nhiều câu hỏi bản vẽ hơn tháng hoàn thiện; so tháng móng với tháng móng.

9. Điều đáng nhớ

Một dự án không hỏng ở trong một giai đoạn; nó hỏng ở chỗ nối hai giai đoạn. Biên bản đủ, hợp đồng đủ, kế hoạch đủ — mà tiền 0 đồng. Khi mọi giai đoạn nằm trên một màn và màn đó nói ra chỗ nối nào còn hở, thứ hỏng thôi là thứ người ta phát hiện vào ngày làm hồ sơ thanh toán.

Mỗi màn đúng không có nghĩa là cả dự án đúng. Đúng là khi số đi được từ bản vẽ tới đợt thanh toán mà không ai phải chép lại.

288 biên bản, 798 liên kết còn là gợi ý, 490/784 dòng hợp đồng chưa vào kế hoạch, 42% kế hoạch tới hôm nay và một câu đếm biên bản hết 2.910 đ đo trên một công trình thật đang dùng công cụ, đã ẩn danh. Số công trình, giá trị hợp đồng, số ngày, tỉ lệ, chi phí làm lại và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.