erpkaizen.com là một ấn phẩm độc lập. Nó tồn tại để bảo vệ một luận điểm:
hệ thống quản trị doanh nghiệp là nơi cất giữ hiểu biết của chính doanh nghiệp, và giá trị của
mỗi lần cải tiến nó là thứ đo được.
Phần lớn tranh luận về ERP dừng ở mức cảm tính: dễ dùng hơn, gọn hơn, hiện đại hơn. Những từ
đó không đi qua được cuộc họp ngân sách. Trang này đi theo hướng ngược lại — mỗi bài phải nói rõ
đã đo cái gì, đo bằng cách nào, và so với mốc nào.
Vấn đề
Ngày go-live, quy trình bị đóng băng theo hình dung của những người ngồi trong phòng họp nhiều
tháng trước đó. Sau đó doanh nghiệp vẫn học thêm mỗi ngày — mùa vụ khác đi, khách hàng đòi hỏi
khác đi, một nhân viên tìm ra cách làm nhanh hơn — nhưng phần mềm thì không học gì cả.
Khoảng cách ấy được lấp bằng file Excel bên ngoài hệ thống, bằng những quy ước truyền miệng, và
bằng việc người dùng âm thầm thích nghi với một giao diện bắt họ làm sai thứ tự tự nhiên của công
việc. Không ai báo lỗi, vì không có gì báo lỗi cả.
Hệ thống tĩnh và hệ thống bồi đắp
Hệ thống tĩnh
- Cấu hình chốt lại lúc triển khai
- Thêm một loại sản phẩm nghĩa là sửa mã nguồn
- Người dùng thích nghi với phần mềm
- Tri thức nằm trong đầu người làm lâu năm
- Thành công đo bằng "đã chạy được"
Hệ thống bồi đắp
- Quy tắc nghiệp vụ là dữ liệu, sửa được trong ứng dụng
- Thêm một loại sản phẩm là thêm một dòng danh mục
- Phần mềm thích nghi với cách làm việc thật
- Tri thức nằm trong hệ thống, còn lại khi người nghỉ
- Thành công đo bằng mức cải thiện đo được
Một cải tiến giao diện đáng giá bao nhiêu?
Đây là câu hỏi mà phần lớn nơi né tránh, vì nghe như không đo được. Nó đo được — miễn là bạn đo
trước khi sửa. Một ví dụ có thật về hình dạng, với con số minh hoạ:
Nghiệp vụLập phiếu giao hàng
Số lần mỗi ngày40 phiếu
Thời gian trước khi sửa95 giây / phiếu
Thời gian sau khi sửa38 giây / phiếu
Mỗi ngày40 × 57 giây = 38 phút
Mỗi năm (250 ngày làm việc)158 giờ
Quy ra ngày công≈ 19,8 ngày
Điều kiện để con số này có nghĩa: phải có mốc đo trước khi sửa, trên
cùng một nhóm người dùng và cùng một mùa vụ. Không có mốc đo, mọi con số sau đó chỉ là lời kể lại.
Thời gian thao tác chỉ là thước dễ nhất. Những thước khác thường đáng giá hơn: tỉ
lệ nhập sai phải sửa lại, số chứng từ bỏ dở giữa chừng, số lần phải hỏi người khác mới làm tiếp
được, và khoảng thời gian từ lúc phát sinh đến lúc số liệu lên được báo cáo.
Bốn mạch bài
- Cải tiến cụ thể. Từng trường hợp có thật: một màn hình, một trường dữ liệu hay một
luồng đã đổi thế nào, và điều đó đổi gì cho người đang dùng nó.
- Cách đo giá trị. Đo cái gì, lấy mốc ra sao, và làm sao tách phần cải thiện do thay đổi
khỏi phần do mùa vụ. Phần khó nhất, và là lý do trang này tồn tại.
- ERP dễ dùng. Phản bác giả định rằng phần mềm quản trị buộc phải khó dùng, và rằng
người dùng có nghĩa vụ chịu đựng nó.
- Cải tiến như một nếp làm. Cách để phần mềm hấp thụ được những gì doanh nghiệp học ra,
đợt này qua đợt khác, thay vì đóng băng quy trình vào ngày nghiệm thu.
Ba nguyên tắc
- Một bài không kèm phép đo chỉ là một ý kiến.
- Số liệu lấy từ hệ thống của khách hàng luôn được ẩn danh. Không tên doanh nghiệp,
không doanh số tuyệt đối. Tỉ lệ đủ để chứng minh luận điểm; sản lượng của khách hàng thì không.
- Không bán hàng ở đây. Không có nút đặt lịch demo cuối mỗi bài.
Ai viết
Nội dung ở đây đến từ công việc thực tế triển khai và cải tiến ERP cho doanh nghiệp Việt Nam.
Thực hành đứng sau ấn phẩm này là NextStar. Trang này giữ độc lập với công việc đó: nếu một ý ở đây
hữu ích, nó hữu ích kể cả khi bạn không bao giờ liên hệ với ai.