ROI của danh mục cấu kiện đọc từ mô hình IFC: khi cả công ty không phải mở Tekla

Đọc mô hình IFC thành danh mục cấu kiện trong ERP để dự toán, mua hàng, xưởng và công trường không phải xếp hàng sau phần mềm thiết kế: tiền đến từ bốn nguồn, mỗi nguồn đo ra sao, và ROI còn đứng không khi bỏ đi nguồn kém chắc nhất.

Ở một tổng thầu EPC kết cấu thép, mô hình Tekla là nơi chứa đầy đủ nhất mọi thứ về công trình: từng cấu kiện, từng chi tiết, từng bu lông, kèm mặt cắt, chiều dài, trọng lượng, diện tích sơn. Vấn đề là chỉ đội thiết kế chi tiết mở được nó một cách thoải mái. Dự toán, mua hàng, xưởng, công trường và kế toán đều cần những con số đó — và mỗi bên lấy chúng theo một cách tốn tiền riêng.

Bài này tính ROI của việc đưa mô hình ra khỏi phần mềm thiết kế: xuất sang IFC, đọc thành danh mục cấu kiện trong ERP, và để mọi phòng ban làm việc trên danh mục đó thay vì trên mô hình. Tiền đến từ bốn nguồn — bản quyền phần mềm, giờ công, hao hụt thép, và sửa sai do nhầm mã. Với mỗi nguồn, bài chỉ ra cách tính, cách đo ở chính doanh nghiệp của bạn, và mức độ đáng tin.

1. Mô hình đang được dùng thế nào, và tốn bao nhiêu

Ở phần lớn doanh nghiệp, dữ liệu trong mô hình đến tay các phòng ban theo một trong ba đường:

1. Mua thêm chỗ ngồi. Dự toán, xưởng, kiểm tra chất lượng và kỹ sư hiện trường mỗi nơi giữ một bản quyền để xem mô hình, kèm một máy trạm đủ mạnh để mở nó.
2. Xuất báo cáo ra Excel. Người thiết kế chi tiết in danh sách cấu kiện, gửi đi, và từ đó mỗi phòng giữ một bản riêng. Khi mô hình sửa, các bản đó không sửa theo.
3. Hỏi người vẽ. Rẻ nhất trên giấy, đắt nhất trong thực tế: người giỏi nhất về mô hình dành một phần ngày để tra cứu cho người khác.

Chi phí của cả ba nằm ở bốn chỗ: tiền bản quyền; giờ công đếm, gõ lại và báo cáo; thép mua theo định mức thay vì theo đúng chi tiết cần cắt; và những lần cấu kiện ra công trường sai mã, thiếu phụ kiện hoặc sai thứ tự. Không chỗ nào hiện thành một dòng trên báo cáo quản trị.

2. Cải tiến gồm những gì

Người thiết kế chi tiết vẫn dùng Tekla. Mọi người khác dùng danh mục.

1. Đọc IFC thành danh mục cấu kiện. IFC là định dạng mở mà Tekla, Revit, SDS2 hay Allplan đều xuất được. Máy đọc file, ghi mỗi cụm lắp ráp, mỗi chi tiết rời và mỗi bu lông thành một dòng trong ERP: mã cấu kiện, mặt cắt, mác thép, chiều dài, trọng lượng, diện tích bề mặt, thuộc khu vực nào.
2. Mỗi cấu kiện một mã cố định từ mô hình tới tem nhãn. Mã đó in thành QR; xưởng và công trường quét để cập nhật trạng thái — vật tư về, cắt, hàn, kiểm tra, sơn, vận chuyển, lắp dựng, nghiệm thu. Kế toán đọc cùng trạng thái đó để tính chi phí dở dang và lập hồ sơ thanh toán theo khối lượng.
3. Danh mục đi thẳng vào mua hàng. Danh sách chi tiết theo mặt cắt và độ dày được đưa vào bước xếp hình cắt trước khi đặt mua, nên thép được mua theo đúng cái cần cắt thay vì theo định mức.

Tekla không biến mất. Chỉ là mô hình thôi là nơi cả công ty phải xếp hàng để đọc.

3. Nguồn thứ nhất: bản quyền phần mềm

Cách đo. Đây là nguồn duy nhất mà con số nằm sẵn trên hoá đơn. Kéo nhật ký của máy chủ bản quyền trong 90 ngày gần nhất: ai mở phần mềm, ở phòng nào, bao nhiêu lần. Chỗ ngồi nào chỉ để xem và tra số là chỗ ngồi danh mục thay được.

Mức độ đáng tin: cao nhất — nhưng có điều kiện. Nếu các phòng đó hiện đã xem mô hình bằng một trình xem miễn phí, khoản này bằng 0, dù phép tính trông đẹp đến đâu. Và nó chỉ thành tiền vào kỳ gia hạn, khi hợp đồng bản quyền thực sự được cắt.

4. Nguồn thứ hai: giờ công dự toán và báo cáo xưởng

Phần công việc có mô hình là thừa số dễ bỏ quên nhất. Ở giai đoạn đấu thầu, phần lớn công trình chưa có mô hình chi tiết — thường nó chỉ được dựng sau khi ký hợp đồng. Hồ sơ thầu chỉ có bản vẽ 2D thì đi theo đường khác, như bài về đọc bản vẽ thành báo giá đã tính. Con số 50% trong ví dụ chỉ là số giữ chỗ: đếm trong 20 hồ sơ thầu gần nhất, bao nhiêu hồ sơ đến kèm mô hình IFC dùng được. Ở xưởng thì khác — công trình đã ký luôn có mô hình, vì chính doanh nghiệp dựng nó.

Cách đo. Bấm giờ ba hồ sơ bóc khối lượng trước và sau. Ở xưởng, đếm thời gian tổ trưởng dành cho sổ sách và báo cáo cuối ngày trong hai tuần, trước và sau khi quét mã.

Khi nào giờ công thành tiền. Như bài về phím tắt đã nói, giờ giải phóng chỉ thành tiền khi nó đi vào một việc có giá: bớt tăng ca, không tuyển thêm khi sản lượng tăng, hoặc dồn sang việc khó hơn. Nộp hồ sơ thầu nhanh hơn — vài ngày thay vì vài tuần — là có thật, nhưng đó là cùng những giờ ấy dùng theo cách khác; bảng tính không cộng nó thêm lần nữa.

5. Nguồn thứ ba: bớt hao hụt phôi thép

Lỗi dễ mắc nhất ở nguồn này là định giá thép tiết kiệm được theo giá mua. Phần hao hụt không mất trắng — nó thành phế liệu, và phế liệu bán được. Tính theo giá mua, cùng 90 tấn đó thành 1,5 tỷ, gần gấp đôi con số thật.

Cách đo. Với mỗi công trình đã xong, so tổng thép mua với tổng thép xuất xưởng theo cấu kiện; hoá đơn bán phế liệu hằng tháng là kiểm tra chéo. Sáu đến mười hai tháng dữ liệu là đủ để biết tỉ lệ hao hụt hiện tại của chính doanh nghiệp.

Mức độ đáng tin: trung bình, dù đây là nguồn lớn nhất. Phần mềm xếp hình cắt là một công cụ riêng; danh mục chỉ cho nó dữ liệu đúng và sớm hơn. Nếu xưởng đã xếp hình cắt trên máy CNC từ trước, phần giảm được nhỏ hơn nhiều — vì vậy phải lấy mốc hao hụt trước khi bắt đầu, không phải sau.

6. Nguồn thứ tư: bớt sửa sai do nhầm mã

Cách đo. Nếu doanh nghiệp có sổ báo cáo không phù hợp, mỗi dòng đã ghi nguyên nhân và chi phí xử lý; lọc những dòng gốc ở mã cấu kiện, số lượng hay thứ tự. Nếu chưa có sổ đó, việc đầu tiên là mở nó — và ghi ba tháng trước khi tin bất kỳ con số nào ở nguồn này.

Mức độ đáng tin: thấp nhất. 0,1% là một giả định, không phải một phép đo. Đặt nó về 0 rồi đọc lại tổng.

7. Cộng lại — và tiền không đến từ ngày đầu

Với các giả định mặc định trong bảng tính ở trên, khi hệ thống đã chạy đủ:

Nhưng không hệ thống nào chạy đủ từ tháng đầu. Xưởng cần thời gian để quen quét mã, mua hàng cần vài lô để tin danh sách xếp hình, và bản quyền chỉ cắt được vào kỳ gia hạn. Bảng tính cho lợi ích tăng dần trong 6 tháng đầu. Với chi phí đầu tư 500 triệu năm đầu và 120 triệu mỗi năm sau đó cho máy chủ, hỗ trợ và cập nhật:

• Lợi ích năm đầu khoảng 1,7 tỷ, không phải 2,1 tỷ.
• Hoàn vốn sau khoảng 5,3 tháng. Nếu giả như hệ thống chạy đủ từ ngày đầu, con số sẽ là 2,8 tháng — khoảng cách đó chính là thời gian làm quen, và nó là thứ hay bị bỏ qua nhất khi tính hoàn vốn.
• Lợi nhuận trên vốn năm đầu khoảng 240%; cộng ba năm, khoảng 710%.

Biểu đồ trong bảng tính xếp các nguồn theo độ chắc: bản quyền nằm dưới cùng, sửa sai nằm trên cùng. Phần đỉnh mỗi cột là phần mềm nhất của con số.

8. ROI này đứng trên giả định nào

Hai giả định quyết định nhiều nhất, và chúng khác loại nhau:

• Hao hụt thép là nguồn lớn nhất — hơn một phần ba tổng — và cũng là nguồn khó quy công nhất.
• Bản quyền là chuyện có hoặc không: hoặc hoá đơn có những chỗ ngồi đó, hoặc không có.

Hạ từng thứ xuống để xem phép tính có còn đứng:

• Không có chỗ ngồi nào để cắt: 1,58 tỷ mỗi năm, hoàn vốn 6,3 tháng.
• Không có chỗ ngồi nào để cắt và hao hụt không giảm: 796 triệu mỗi năm, hoàn vốn 10 tháng.
• Không có chỗ ngồi, hao hụt chỉ giảm 0,35 điểm, sửa sai chỉ còn 0,05%, và cần 9 tháng để chạy đủ: 972 triệu mỗi năm, hoàn vốn 10,2 tháng, lợi nhuận trên vốn năm đầu khoảng 30%.

Kịch bản cuối vẫn hoàn vốn trong năm đầu. Đó là con số nên mang vào cuộc họp duyệt đầu tư, không phải 710%. Và nếu đặt phần sản lượng có mô hình, số chỗ ngồi và phần hồ sơ thầu có mô hình đều về 0, mọi khoản lợi ích về 0 theo, chỉ còn lại chi phí — đúng như một mô hình trung thực phải thế.

9. Đo ở chính doanh nghiệp của bạn

Bước đầu tiên phải làm trước khi cải tiến chạy — không có mốc thì không có ROI.

1. Lấy mốc (bốn đến tám tuần). Nhật ký máy chủ bản quyền 90 ngày. Bấm giờ ba hồ sơ bóc khối lượng. Tỉ lệ hao hụt thép của các công trình đã xong trong 12 tháng, từ thép mua và thép xuất xưởng. Mở sổ sửa sai nếu chưa có.
2. Chạy thử trên một công trình. Đọc mô hình IFC của nó thành danh mục, in tem, cho xưởng quét mã, và đưa danh sách chi tiết vào xếp hình cắt trước khi đặt thép.
3. Đo lại sau ba đến sáu tháng, so với chính mốc của mình và so cùng loại công trình — nhà xưởng với nhà xưởng, nhà cao tầng với nhà cao tầng — để một đợt giá thép hay một công trình lớn bất thường không bị tính nhầm thành kết quả của cải tiến.

Bản quyền và giờ công sẽ rõ trong vài tháng. Hao hụt thép và sửa sai cần một năm dữ liệu mới thấy — nên đừng đặt chúng làm điều kiện duyệt đầu tư; hãy theo dõi chúng như phần thưởng.

10. Điều đáng nhớ

Mô hình là nơi dữ liệu được sinh ra; danh mục là nơi nó được dùng. Khi hai thứ đó là một, mọi phòng ban phải xếp hàng sau một phần mềm đắt tiền và một người biết dùng nó. Tách chúng ra không làm mô hình kém đi — nó làm cho mỗi con số trong mô hình đến được với người cần nó, với cùng một mã, từ bản vẽ tới công trường.

Đừng hỏi phần mềm này tiết kiệm được bao nhiêu. Hãy hỏi: nếu bỏ đi nguồn tiền mình ít chắc nhất, nó còn hoàn vốn trong năm đầu không?

Các con số trong bài là số minh hoạ cho một tổng thầu kết cấu thép sản lượng khoảng 1.000 tấn mỗi tháng, không lấy từ hệ thống của khách hàng nào. Giá bản quyền, giá thép và giá phế liệu thay đổi theo thời điểm — hãy thay bằng số trên hoá đơn của chính bạn trong bảng tính ở trên.