Hàng khách trả ghi ngay trên bảng giao hàng: ROI của một con số đi hết đường

Gõ số trả vào đúng ô đã giao, để mỗi kg siêu thị trả lại có phiếu nhập kho theo giá vốn ngay khi ghi sổ phiếu giao: sổ kho lệch bao nhiêu khi không làm vậy, hai khoản giờ công đo ra sao, và vì sao khoản lớn nhất — sổ đúng — không được cộng vào tổng.

Bài về bảng điều phối giao hàng kết thúc ở chỗ hàng rời kho: phiếu giao, bảng kê lấy hàng, chuyến xe. Bài này đi tiếp nửa còn lại của chuyến đi — lúc xe quay về, mang theo những thùng siêu thị trả lại.

Ở một nhà phân phối trái cây tươi bán cho chuỗi siêu thị, hàng trả là chuyện mỗi ngày: hàng dập, hàng cận hạn, hàng sai quy cách. Nó không lớn — nhưng nó đi về kho bằng một con đường mà sổ sách không nhìn thấy. Bài này tính ROI của việc ghi số trả ngay trên bảng giao hàng, để mỗi kg trả về có một phiếu nhập và một giá, đúng ngày nó về.

1. Hàng trả đi đâu hôm nay, và vì sao sổ không thấy

Trước cải tiến, bảng điều phối — ma trận phiếu giao × mặt hàng trong ERP — chỉ ghi số GIAO. Nhân viên giao hàng ghi số siêu thị trả vào ô «Khách trả» trên màn giao hàng điện thoại, nhưng con số đó chỉ dùng để đối chiếu với khách. Hàng thì về kho thật; sổ kho thì không biết.

Đo trong 60 ngày gần nhất, ở một doanh nghiệp quy mô khoảng một trăm phiếu giao mỗi ngày:

• 2,2% dòng hàng trên phiếu giao có hàng trả, và 5,9% phiếu giao có ít nhất một dòng trả;
• 13% khách hàng có trả hàng ít nhất một lần;
• khối lượng trả bằng khoảng 0,47% khối lượng giao;
• và trước khi sửa, 100% số trả đó không đi vào sổ kho.

0,47% nghe như sai số làm tròn. Nó không biến mất — nó làm ba việc:

1. Tồn sổ thấp hơn tồn thật, mỗi ngày một ít. Đến lần chốt tồn sau, kho «tự nhiên» dư hàng mà không ai giải thích được. Người chốt ghi số dư cho khớp, và nguồn gốc của nó mất luôn.
2. Giá vốn trong kỳ bị ghi cao hơn thật. Hàng đã quay về vẫn được tính là đã bán, rồi kỳ sau quay lại sổ dưới dạng chênh lệch kiểm kê — đúng tổng, sai thời điểm, sai nhãn.
3. Hai người giữ hai bản số. Người giao hàng ghi trên điện thoại, người điều phối nhìn trên bảng, kế toán kho cộng lại bằng tay khi cần.

2. Cải tiến gồm những gì

Số trả được gõ ở đúng chỗ người ta đã nhìn: ô giao hàng trên bảng.

1. Gõ số âm vào ô = số khách trả. Ô giao 10 mà khách trả 2 hiện thành «10 (2)», chữ đỏ đậm; số giao giữ nguyên. Không có cột mới, không có màn mới.
2. Hai màn là một số. Số trả gõ trên bảng điền sẵn vào ô «Khách trả» trên màn giao hàng điện thoại, và ngược lại — người giao hàng và người điều phối không còn giữ hai bản.
3. Ghi sổ phiếu giao là ghi luôn hàng trả. Hệ thống tự lập phiếu nhập vào Kho Thanh lý theo giá vốn hiện tại — bút toán Nợ hàng hoá, Có giá vốn hàng bán, như một lần trả hàng bán. Huỷ phiếu giao thì phiếu nhập huỷ theo.

Không bước nào trong đó đòi người dùng học thêm một màn hình. Đó là cùng một nguyên tắc với bài về bảng điều phối: thay đổi phải nằm trong thao tác người ta đã làm, nếu không nó sẽ bị bỏ qua.

Hai câu hỏi đi theo ngay sau — hàng trong Kho Thanh lý có còn được tính là hàng bán được không, và lần chốt tồn đếm nó ở đâu — mỗi câu có một bài riêng: tồn bán được khác tồn trong kho và màn chốt tồn hằng ngày.

3. Sổ lệch bao nhiêu — khoản lớn nhất, và không phải tiền

Với các giả định mặc định trong bảng tính ở trên — 100 phiếu giao mỗi ngày, giá vốn bình quân 1,5 triệu một phiếu, 30 ngày giao mỗi tháng — hàng trả có giá vốn khoảng 21,2 triệu đồng mỗi tháng. Trước cải tiến, toàn bộ số đó nằm trong kho mà sổ không biết.

Biểu đồ trong bảng tính vẽ nó trong một tháng. Vùng răng cưa là khoảng lệch giữa tồn thật và tồn sổ: mỗi ngày giao nó cao thêm một chút, rồi rơi về 0 ở mỗi lần chốt — với chốt tồn năm ngày một lần, đỉnh khoảng 3,5 triệu. Đường bậc thang là phần lệch đó được ghi thành dư không rõ nguồn ở mỗi lần chốt, cộng dồn tới 21,2 triệu cuối tháng. Với biên lợi nhuận gộp 25% trên giá vốn, đó là khoảng 1,9% lợi nhuận gộp của tháng bị ghi nhầm thành giá vốn.

Dễ cộng con số này vào lợi ích. Bảng tính không cộng. Hàng không mất đi, và tổng cuối năm vẫn khớp; cái sai là thời điểm và nhãn. Nhưng nhãn đáng giá hơn vẻ ngoài của nó: từ nay mỗi phiếu nhập Kho Thanh lý sinh ra từ một phiếu giao, nên chi phí hàng trả truy được về từng khách trong 13% khách có trả hàng. Biết khách nào trả nhiều là đầu vào cho một cuộc nói chuyện thương mại — nhưng không phải một dòng tiền, và bài này không đếm nó.

4. Nguồn thứ nhất: bớt giờ đối chiếu từng dòng hàng trả

Cách đo. Bấm giờ một buổi cuối ngày của người đối chiếu trước khi bật, và một buổi sau.

5. Nguồn thứ hai: bớt giờ xử lý dư không rõ lúc chốt tồn

Cách đo. Ở hai lần chốt tồn trước khi bật, đếm số dòng dư mà người chốt không giải thích được. Sau khi bật, số đó phải về gần 0 cho những mặt hàng có hàng trả.

Khi nào giờ công thành tiền. Như bài về phím tắt đã nói, giờ giải phóng chỉ thành tiền khi nó đi vào một việc có giá. Nếu không, đọc cả hai khoản là năng lực, và đừng cộng chúng thêm một lần nữa ở chỗ khác.

6. Cộng lại

Đây là một cải tiến nhỏ về tiền, và con số nói đúng như vậy. Với chi phí làm thay đổi 8 triệu — vài ngày công trên một hệ thống đã có bảng điều phối và màn giao hàng — nó hoàn vốn ở khoảng tháng thứ 7,4. Lý do làm nó không nằm trong bảng trên: nó nằm ở mục 3, ở chỗ sổ kho và báo cáo lãi gộp từ nay đúng từng ngày.

7. ROI này đứng trên giả định nào

Chỉ hai con số phút. Hạ cả hai xuống một nửa — 1,5 phút mỗi dòng trả, 1 phút mỗi dòng dư — còn 0,54 triệu mỗi tháng, hoàn vốn khoảng tháng thứ 14,8. Đặt hai tỉ lệ hàng trả về 0, mọi khoản và mọi đường trên biểu đồ về 0 theo: nếu khách không trả gì thì ghi lại hàng trả không đáng một đồng. Một mô hình không về 0 được thì chỉ là định kiến khoác áo số học.

8. Đo ở chính doanh nghiệp của bạn

1. Lấy mốc. Đếm dòng có hàng trả và khối lượng trả từ ô «Khách trả» — số đó thường đã có sẵn, chỉ chưa ai cộng. Ở hai lần chốt tồn gần nhất, ghi số dòng dư không rõ lý do và giá trị của chúng.
2. Bật trên bảng điều phối. Không cần chạy thử riêng: hàng trả đi qua cùng một bảng với hàng giao.
3. Đo lại sau một tháng. Giá trị nhập Kho Thanh lý trong tháng phải xấp xỉ khối lượng trả nhân giá vốn, và khoản dư không rõ ở các lần chốt phải nhỏ đi đúng bằng ngần ấy.

9. Điều đáng nhớ

Một con số chỉ để đối chiếu là một con số chưa làm xong việc. Ô «Khách trả» đã được ghi từ lâu, đúng và đủ. Nó chỉ dừng lại trước cửa sổ kho. Cải tiến không thu thêm dữ liệu nào — nó để dữ liệu đã có đi hết đường của nó.

Hàng không mất khi sổ không ghi. Nó chỉ mất tên — rồi quay lại thành một khoản dư không ai giải thích được.

Các tỉ lệ trong bài đo từ hệ thống của một nhà phân phối thật và đã ẩn danh; giá vốn và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.