Tồn bán được khác tồn trong kho: ROI của một dòng «tồn thực tế» trả lời đúng câu hỏi

Trên bảng điều phối, «tồn kho thực tế» thôi cộng mọi kho và không còn tính Kho Thanh lý, kèm một dòng tuỳ chọn cho hàng ở kho khác: tiền đến từ việc bán thanh lý kịp trước khi hư và từ việc không còn hứa giao hàng không bán được — mỗi khoản đo ra sao, và tin được đến đâu.

Trên bảng điều phối giao hàng, dòng «Tồn kho thực tế» là con số người điều phối nhìn nhiều nhất trong ngày: còn bao nhiêu thì phân đi bấy nhiêu. Câu hỏi bài này đặt ra nghe như chuyện chữ nghĩa — «tồn» là tồn gì? — nhưng ở một nhà phân phối hàng tươi, nó là chuyện tiền.

1. Hai con số mang cùng một tên

Tồn trong kho là mọi thứ công ty đang giữ. Tồn bán được là phần trong đó có thể hứa cho khách hôm nay. Hai con số trùng nhau khi mọi kg trong kho đều là hàng tốt. Với trái cây tươi, chúng không bao giờ trùng.

Trước cải tiến, «Tồn kho thực tế» trên bảng cộng mọi kho của công ty lại thành một số. Khi hàng khách trả bắt đầu được ghi ngay trên bảng giao và nhập vào Kho Thanh lý, hàng dập và cận hạn đó lập tức trở thành một phần của con số người điều phối dùng để phân hàng — như thể nó là hàng tốt.

Đo trong 60 ngày gần nhất, ở một doanh nghiệp khoảng một trăm phiếu giao mỗi ngày: khối lượng khách trả bằng khoảng 0,47% khối lượng giao, và 13% khách có trả hàng ít nhất một lần. Nhỏ — nhưng nó dồn vào đúng những mặt hàng dễ hư nhất, nơi người điều phối có ít chỗ sai nhất.

2. Cải tiến gồm những gì

1. «Tồn kho thực tế» không còn tính Kho Thanh lý. Con số người điều phối dùng để phân hàng là tồn bán được.
2. Một dòng tuỳ chọn «Hàng ở kho khác». Người dùng chọn kho muốn xem; mỗi ô là tổng của các kho đã chọn, rê chuột vào ô để thấy từng kho có bao nhiêu.

Hàng không đi đâu cả. Nó vẫn nằm trong kho, vẫn có trong sổ, vẫn được đếm — chỉ không còn được hứa cho khách. Và lần đầu tiên, người bán thanh lý có một chỗ để nhìn mỗi sáng: Kho Thanh lý còn gì, bao nhiêu.

3. Nguồn thứ nhất: bán thanh lý kịp trước khi hư

Định giá phần bán thêm theo giá thanh lý, không theo giá vốn. Hàng trả là hàng dập và cận hạn — bán được cũng chỉ thu về một phần. Tính theo giá vốn, cùng khoản này đọc ra 6,3 triệu: gấp hai lần rưỡi con số thật.

Cách đo. Sổ Kho Thanh lý từ nay có số nhập, số xuất bán và số huỷ theo từng mặt hàng — phần «sau» tự đo. Phần «trước» thì phải lấy bằng tay một tuần, trước khi bật: hàng trả về bao nhiêu, bán thanh lý bao nhiêu, bỏ bao nhiêu.

Mức độ đáng tin: trung bình. Thấy số không tự bán được hàng; cần một người có việc là gọi khách mua thanh lý mỗi sáng. Nếu không ai làm việc đó, đặt hai tỉ lệ bằng nhau và khoản này về 0.

4. Nguồn thứ hai: không còn hứa giao hàng không bán được

Cách đo. Đếm số dòng giao thiếu mà lý do ghi là «hàng không đạt», và số lần mua bù trong ngày, một tháng trước và một tháng sau. Nếu chuỗi siêu thị phạt tỉ lệ giao đủ, cộng khoản phạt vào biên.

Mức độ đáng tin: thấp nhất. 20% là một giả định, không phải một phép đo. Đặt nó về 0 rồi đọc lại tổng — phần còn lại vẫn hoàn vốn.

Bảng tính chỉ đếm hàng trả. Trước cải tiến, «Tồn kho thực tế» còn cộng cả những kho khác của công ty — hàng đang chuyển, hàng của chi nhánh. Phần đó không có trong mô hình, nên con số ở đây là phía thấp.

5. Cộng lại

Chi phí làm thay đổi trong bảng tính là 8 triệu. Lợi ích tăng dần trong 2 tháng đầu, vì người bán thanh lý cần vài tuần để tin con số trong Kho Thanh lý. Với giả định đó, hoàn vốn ở khoảng tháng thứ 2,9 (2,4 nếu giả như chạy đủ từ ngày đầu), lợi ích năm đầu khoảng 37,7 triệu.

Sơ đồ trong bảng tính vẽ cùng một tháng hàng trả hai lần, chung một thang: khung trên là khi nó được tính vào tồn bán được, khung dưới là khi Kho Thanh lý được xem riêng. Bề rộng dải là giá vốn.

6. ROI này đứng trên giả định nào

Hai giả định quyết định gần hết: phần bán thanh lý tăng thêm (hơn ba phần tư tổng) và phần hàng trả bị phân như hàng tốt (mềm nhất). Hạ cả hai — bán thanh lý chỉ tăng từ 30% lên 45%, chỉ 10% hàng trả bị phân nhầm — còn 1,64 triệu mỗi tháng, hoàn vốn khoảng tháng thứ 5,4, hay 6,4 nếu cần 4 tháng để chạy đủ.

Và đặt tỉ lệ hàng trả về 0, mọi khoản về 0 theo: nếu không có hàng không bán được trong kho, tách nó ra không đáng một đồng. Một mô hình không về 0 được thì chỉ là định kiến khoác áo số học.

7. Đo ở chính doanh nghiệp của bạn

1. Lấy mốc (một đến hai tuần, trước khi bật). Theo dõi tay hàng trả: bán thanh lý bao nhiêu, bỏ bao nhiêu. Đếm dòng giao thiếu vì «hàng không đạt» và số lần mua bù gấp.
2. Bật trên bảng điều phối. Chọn trước những kho người điều phối cần thấy trong dòng «Hàng ở kho khác».
3. Đo lại sau hai tháng, so cùng mùa. Trái cây có mùa: một tháng nhiều hàng chín nhanh sẽ trả nhiều hơn một tháng mát, và so khác mùa thì kết quả là của thời tiết, không phải của cải tiến.

8. Điều đáng nhớ

Một con số chỉ đúng khi nó trả lời đúng câu hỏi của người đọc nó. «Tồn kho thực tế» chưa bao giờ sai — nó cộng đúng mọi kg công ty đang giữ. Chỉ là người điều phối không hỏi «mình đang giữ bao nhiêu», mà hỏi «mình hứa được bao nhiêu».

Hàng không bán được vẫn là hàng. Đừng giấu nó khỏi sổ — chỉ đừng hứa nó cho khách.

Các tỉ lệ trong bài đo từ hệ thống của một nhà phân phối thật và đã ẩn danh; giá vốn, giá thanh lý và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.