返品を配車ボードでそのまま記録する：最後まで届く一つの数字のROI

出荷した欄にそのまま返品数を入力し、スーパーが返した1kgごとを、納品書の確定と同時に原価で入庫させる。そうしないと在庫台帳がどれだけずれるか、二つの工数をどう測るか、そしていちばん大きな効果——正しい帳簿——をなぜ合計に入れないのかを示します。

配車ボードの記事は、品物が倉庫を出るところで終わりました。納品書、ピッキング リスト、トラック。この記事はその旅の残り半分を追います——スーパーが送り返した箱を積んで、トラックが戻ってくる ところです。

スーパーのチェーンに卸す青果の卸売会社では、返品は毎日のことです。傷んだ果物、期限の近い果物、規格違い。大きな 量ではありません——けれども、帳簿からは見えない道を通って倉庫に戻ってきます。この記事は、返品を配車ボードの上で そのまま記録することのROIを計算します。戻ってきた1kgごとに、戻ったその日のうちに入庫伝票と値段がつくように するのです。

1. 返品はいまどこへ行き、なぜ帳簿に見えないのか

改善前、配車ボード——ERPの中の、納品書×品目のマトリクス——が記録していたのは「出荷」だけでした。配送担当は スーパーが返した数をスマートフォンの配送画面の「返品」欄に入力していましたが、その数字は顧客との照合に使われる だけでした。品物は実際に戻ってきます。在庫台帳はそれを知りません。

一日およそ百枚の納品書を出す会社で、直近60日を測りました。

• 納品書の明細行の 2.2% に返品があり、納品書の 5.9% に返品のある行が少なくとも一つある。
• 顧客の 13% が少なくとも一度は返品している。
• 返品数量は出荷数量のおよそ 0.47%。
• そして改善前は、その 100% が在庫台帳に入っていなかった。

0.47%は丸め誤差のように聞こえます。けれども消えはしません——三つのことを起こします。

1. 帳簿在庫が、毎日少しずつ実在庫を下回っていく。 次の棚卸で倉庫は「なぜか」余っていて、誰も理由を説明でき ません。棚卸をする人は数字を合わせるために過剰を計上し、それがどこから来たのかは失われます。
2. その期間の売上原価が高く計上される。 戻ってきた品物が売れたものとして数えられ、あとの期間に棚卸差異として 帳簿に戻ってきます——合計は正しく、時期と名前が違います。
3. 一つの数字を二人が別々に持つ。 配送担当はスマートフォンに、配車担当はボードに、在庫担当の経理は必要なときに 手で足し合わせます。

2. 改善の中身

返品は、人がもともと見ていた場所——ボードの出荷欄——に入力する。

1. 欄にマイナスの数を入れる＝顧客が返した数。 10出荷して2返品された欄は「10 (2)」と赤い太字で表示され、出荷の 数字はそのまま残ります。新しい列も、新しい画面もありません。
2. 二つの画面、一つの数字。 ボードに入れた返品はスマートフォンの配送画面の「返品」欄に入り、逆も同じです。配送 担当と配車担当が二つの写しを持つことはなくなります。
3. 納品書を確定すれば、返品も記録される。 システムがその時点の原価で処分品倉庫への入庫伝票を自動で作ります ——借方は商品、貸方は売上原価。販売返品とまったく同じです。納品書を取り消せば、入庫伝票も一緒に取り消されます。

どれも、新しい画面を覚えることを求めません。配車ボードの記事と同じ原則です。変更は、人がすでにしている動作の 中に置かなければ、飛ばされてしまいます。

すぐに二つの問いが続きます——処分品倉庫の在庫はまだ売れる在庫として数えられるのか、そして棚卸はそれをどこで 数えるのか。それぞれに記事があります。販売可能在庫と倉庫の在庫と 毎日の棚卸画面です。

3. 帳簿はどれだけずれるか——いちばん大きな効果で、お金ではない

上の計算表の既定の前提——一日100枚の納品書、1枚あたり平均原価150万ドン、月30日の出荷——では、返品の原価は 月およそ2,120万ドンになります。改善前は、そのすべてが、帳簿の知らないまま倉庫にありました。

計算表のグラフは、それをひと月分描いています。のこぎり歯は実在庫と帳簿在庫のずれで、出荷日ごとに少しずつ大きく なり、棚卸のたびにゼロに落ちます——五日に一度の棚卸なら、最大でおよそ350万です。階段は、そのずれが棚卸のたびに 出所不明の過剰として計上されていく様子で、月末には2,120万に積み上がります。原価に対する粗利が25%なら、これは **その月の粗利のおよそ1.9%**が誤って売上原価として計上されたことになります。

これを効果に足したくなります。計算表は足しません。品物は失われておらず、年末の合計も合っています。間違っていたのは 時期と名前です。けれども名前には見た目以上の価値があります。これからは処分品倉庫の入庫伝票がすべて納品書から生まれる ので、返品のある13%の顧客の一人ひとりまで返品コストをたどれます。誰がたくさん返すのかを知ることは商談の材料に なります——けれどもそれはお金の流れではなく、この記事は数えません。

4. 一つ目の源泉：返品一行ずつの手作業照合が減る

測り方。 照合する人の一日の終わりの作業を、スイッチを入れる前と後に一度ずつ計ります。

5. 二つ目の源泉：棚卸での理由不明の過剰の処理が減る

測り方。 スイッチを入れる前の二回の棚卸で、棚卸をした人が説明できなかった過剰行を数えます。入れた後は、返品の ある品目についてその数がほぼゼロになるはずです。

工数がお金になるのはいつか。 キーボード入力の記事で書いたとおり、浮いた時間が お金になるのは、値段のある仕事に回ったときだけです。そうでなければ二つの項目は能力として読み、別のところでもう 一度数えないでください。

6. 足し合わせる

お金で見れば小さな改善で、数字もそのとおりに言っています。変更の費用を800万ドン——配車ボードと配送画面がすでに あるシステムでの数日分の作業——とすると、回収はおよそ7.4か月目です。これをする理由は表の中にはありません。 3節にあります。在庫台帳と粗利の報告が、これからは日ごとに正しいということです。

7. このROIはどの前提の上に立っているか

分の数字が二つあるだけです。両方を半分に——返品一行1.5分、過剰一行1分——すると、残るのは月54万ドン、回収は およそ14.8か月目です。二つの返品率をゼロにすれば、すべての項目もグラフのすべての線もゼロになります。顧客が 何も返さないなら、返品を記録しても一ドンの価値もありません。ゼロにならないモデルは、算数の衣装を着た先入観に すぎません。

8. 自社で測る

1. 基準をとる。 「返品」欄から返品のある行と返品数量を数えます——数字はたいていもうあります。誰も足していない だけです。直近二回の棚卸で、理由のわからない過剰の行とその金額を書き留めます。
2. 配車ボードでスイッチを入れる。 別の試行は要りません。返品は出荷と同じボードを通ります。
3. 一か月後に測り直す。 その月の処分品倉庫への入庫は、返品数量×原価にほぼ等しくなるはずで、棚卸での理由不明の 過剰はほぼ同じだけ小さくなるはずです。

9. 覚えておくこと

照合のためだけの数字は、まだ仕事を終えていない数字です。 「返品」欄はずっと前から、正しく、漏れなく入力されて いました。ただ倉庫の戸口で止まっていたのです。この改善は新しいデータを一つも集めません——すでにあるデータに、 残りの道を歩かせるだけです。

帳簿が記録しなくても、品物は消えません。名前を失うだけです——そして、誰にも説明できない過剰として 戻ってきます。

この記事の比率は実在の卸売会社のシステムで測ったもので、匿名化しています。原価と計算表のすべての前提は説明の ための数字です。ご自身の数字に置き換えてください。