Soát số học dự toán trong một lượt: 827 phép tính, người chỉ đọc dòng bị đánh dấu

Soát lại bằng tay mọi phép tính của một bộ dự toán 263 công tác mất khoảng 4,6 giờ, nên không ai soát hết. Khi máy tính lại tất cả trong một lượt và chỉ đánh dấu dòng sai hoặc đáng ngờ, một kỹ sư dự toán được trả lại bao nhiêu giờ, và bao nhiêu tiền sai không còn lọt vào hồ sơ thầu hay thanh toán?

Một bộ dự toán thật, 263 công tác. Trong các dòng diễn giải khối lượng có 827 phép tính dạng «6*1,4*1,4*1,5 = 17,64». Thêm 248 chỗ cộng các dòng diễn giải thành khối lượng công tác, 263 chỗ nhân khối lượng với đơn giá, và bảng tổng hợp cộng hạng mục, thuế, sau thuế. Soát lại hết bằng máy tính cầm tay, mỗi phép tính chừng 20 giây, là khoảng 4,6 giờ cho một bộ. Vì thế không ai soát hết. Người ta soát những dòng tiền lớn, dò mắt phần còn lại, và hy vọng.

Bài này hỏi: nếu mọi phép tính được tính lại trong một lượt, và người chỉ đọc những dòng bị đánh dấu, thì một kỹ sư dự toán được trả lại bao nhiêu giờ, và bao nhiêu tiền sai không còn lọt ra ngoài?

1. Thay đổi là gì

Kỹ sư tải tệp dự toán .xls lên, đúng tệp xuất từ phần mềm dự toán đang dùng. Máy đọc từng công tác và từng dòng diễn giải, rồi tính lại:

1. Phép tính trong dòng diễn giải. «52,6*0,7*0,1 = 3,862» được tính lại ra 3,682 và bị đánh dấu.
2. Số ghi trong chữ so với ô khối lượng. Chữ ghi 1,742 mà ô bên cạnh là 1,472 thì có một bên gõ nhầm.
3. Tích các kích thước (số cấu kiện × dài × rộng × cao × hệ số) so với ô khối lượng.
4. Tổng các dòng diễn giải so với khối lượng công tác, có tính hệ số 1/100/1000 khi đơn vị là 100 m³ hay tấn.
5. Thành tiền = khối lượng × đơn giá cho vật liệu, nhân công, máy.
6. Bảng tổng hợp: cộng các hạng mục, thuế giá trị gia tăng, sau thuế.
7. Những chỗ đáng xem lại dù chưa chắc sai: cùng một mã hiệu mang hai đơn giá khác nhau, một dòng diễn giải lặp nguyên văn trong cùng công tác, công tác có khối lượng bằng 0 hay âm.

Mỗi phát hiện chỉ đúng sheet, đúng dòng, kèm số tính lại và số đang ghi. Dòng không có gì thì không bị đánh dấu. Phép kiểm này không dùng AI, nên không tốn chi phí gọi mô hình.

Trên bộ dự toán thật nói ở đầu bài, cả lượt kiểm chạy chưa tới một giây. Kết quả: không có lỗi số học nào, và đúng một chỗ cần người xem: một mã hiệu mang hai đơn giá tổng hợp khác nhau, khoảng 23,8 nghìn và 18,3 nghìn đồng một mét. Có thể hoàn toàn đúng, vì vật liệu hoặc điều kiện thi công khác nhau. Nhưng thay vì 827 phép tính, người soát đọc một dòng.

2. Nguồn thứ nhất: giờ soát bằng tay

Cách đo. Bấm giờ một lần soát tay trọn một bộ, và đếm xem thực ra đã tính lại bao nhiêu phép. Phần «đã tính lại» thường thấp hơn người ta nghĩ.

Mức độ đáng tin: khá. Số phép tính đếm được trên tệp; số giây và phần tự soát phải đo ở chính người soát.

3. Nguồn thứ hai: lỗi không còn lọt ra

Một lỗi số học trong dự toán không ở yên trong tệp. Trong hồ sơ dự thầu, khối lượng tính thừa làm giá cao hơn và có thể mất gói thầu; tính thiếu thì thắng thầu với một hạng mục lỗ. Trong hồ sơ thanh toán, nó thành khoản bị thẩm tra hay kiểm toán cắt lại, hoặc khoản trả thừa không ai đòi.

Cách đo. Lấy ba bộ dự toán đã nộp, cho máy kiểm lại, và đếm bao nhiêu dòng bị đánh dấu là lỗi thật. Đó là số lỗi trên 1.000 phép tính của chính công ty bạn. Với lỗi đã đi vào hồ sơ thanh toán, hỏi bộ phận thanh toán khoản nào từng bị cắt vì sai số học.

Mức độ đáng tin: thấp — khoản mềm nhất. Bộ dự toán thật ở đầu bài không có lỗi số học nào. Đặt số lỗi về 0 và bảng tính vẫn còn 0,85 triệu mỗi tháng, toàn bộ là giờ.

4. Cộng lại

Đếm một lần. 8 giờ đó là tiền hoặc là sức để soát thêm hai bộ nữa trong tháng. Không cộng cả hai.

5. ROI này đứng trên giả định nào

Máy kiểm phép tính, không kiểm bản vẽ. Nếu dòng diễn giải ghi «52,6*0,7*0,1» mà chiều dài giằng móng trên bản vẽ là 48,2 m, phép tính vẫn đúng và máy vẫn im lặng. Đo bóc có đúng với bản vẽ không, mã định mức có đúng công tác không, đơn giá có hợp thị trường không: những câu đó vẫn là việc của kỹ sư. Phần máy làm là phần cộng nhân, và chỉ phần đó.

Phép tính phải được viết ra. Máy chỉ tính lại được những gì nằm trong tệp: dòng diễn giải có dấu «=», các cột kích thước, ô khối lượng, ô thành tiền. Một khối lượng gõ thẳng vào ô, không có diễn giải, thì không có gì để soát. Trên bộ thật ở đầu bài, cả 827 phép tính đều đọc được; tệp của công ty khác có thể khác, và đó là ô «phần máy đọc được» trong bảng tính.

Dòng bị đánh dấu không có nghĩa là sai. «Cùng mã khác giá» thường có lý do. Máy nói điều nó thấy, kèm số; người quyết.

6. Đo ở chính công ty bạn

1. Lấy mốc. Bấm giờ một lần soát tay trọn một bộ, ghi số phép tính thực sự được tính lại.
2. Cho máy kiểm lại ba bộ đã nộp. Đếm dòng bị đánh dấu, và bao nhiêu trong đó là lỗi thật, bao nhiêu là có lý do.
3. Một tháng soát bằng máy trước, người sau. Ghi giờ đọc kết quả. So cùng loại hồ sơ: dự toán sửa chữa nhiều dòng diễn giải ngắn khác dự toán xây mới.

7. Điều đáng nhớ

Phần cộng nhân nên để máy làm hết, để người làm phần nhìn bản vẽ. Khi việc soát số học tốn 4,6 giờ một bộ, người ta soát một nửa và tin phần còn lại. Khi nó tốn một giây, cả 827 phép tính đều được soát, và thời gian của kỹ sư dồn vào những câu máy không trả lời được.

Bài trước về nhật ký công trường sinh từ một kế hoạch nói cùng một ý ở công trường: một con số nên được gõ một lần, rồi để máy kiểm mọi chỗ nó đi qua.

Số công tác, số phép tính và kết quả kiểm (không lỗi số học, một mã hai đơn giá) đo trên một bộ dự toán thật, đã ẩn danh; thời gian chạy đo trên máy thử. Số bộ mỗi tháng, số giây, tỉ lệ soát, số lỗi trên 1.000 phép tính, độ lệch và mọi giả định khác trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.