ROI của màn dự phóng bán hàng tuần trong ERP: khi số dự phóng nằm cạnh số thực xuất

Chuyển file Excel dự phóng tuần vào một màn ERP đặt dự phóng cạnh thực xuất kho và lập đơn mua nháp cho cả tuần: tiền đến từ ba nguồn, nguồn lớn nhất là sai số dự phóng — chưa đo — và bài chỉ ra ROI còn lại bao nhiêu khi bỏ nó đi.

Mỗi tuần, ở một nhà phân phối trái cây tươi, trưởng phòng sale ngồi viết một bảng: mặt hàng theo hàng, ngày theo cột, và mỗi ngày tách ba kênh — chuỗi siêu thị A, chuỗi B, và «còn lại». Bảng đó được gửi cho bên mua, và bên mua dựa vào nó để đặt hàng nhà cung cấp. Với hàng tươi, đó là quyết định đắt nhất trong tuần: mua thừa thì hàng hư, mua thiếu thì mất bán.

Bảng đó từng là một file Excel. Nay nó là một màn trong ERP. Bài này tính ROI của việc chuyển — và nói thẳng phần nào đã đo được, phần nào chưa.

1. File dự phóng tốn ở đâu

Không phải vì Excel dở. File làm đúng việc nó được giao: một người viết số, người khác đọc. Cái giá nằm ở những việc xung quanh nó.

1. Soạn, gộp, gửi. Đơn của một chuỗi đến riêng, phải chép vào cột của chuỗi đó. Bản tuần trước phải sao ra làm khung cho tuần này. File đi qua email hoặc tin nhắn, và bên mua giữ bản nào thì là bản đó.
2. Không ai so dự phóng với thực bán. Số thực xuất kho nằm trong ERP, số dự phóng nằm trong file. Muốn biết tuần trước lệch bao nhiêu phải ghép hai nguồn bằng tay — nên thường không ai ghép. Sai số không được đo thì không thể nhỏ đi.
3. Bên mua chép số sang đơn mua. Từng mặt hàng, từng ngày, từng nhà cung cấp — và mỗi lần trưởng phòng sale sửa file là một lần chép lại.
4. Lịch âm không nằm trong file. Đo ở doanh nghiệp này: khối lượng giao đạt đỉnh vào hôm trước mùng 1 và rằm, gấp 1,4 đến 3,7 lần ngày thường; còn chính ngày cúng thì chỉ 0,2 đến 0,9 lần. Không có một hệ số chung nào đúng cho mọi mặt hàng — một dự phóng viết như ngày thường sẽ lệch nhiều nhất đúng vào những ngày bán được nhiều nhất.

2. Màn hình gồm những gì

Cùng một bảng — mặt hàng × ngày × kênh — nhưng nằm cạnh số thật.

1. Bảng quen thuộc, theo kg, tự lưu. Trưởng phòng sale gõ như gõ trong Excel; không có nút lưu nào để quên.
2. Ngày đã qua hiện thực xuất kho. Lấy thẳng từ phiếu giao đã ghi sổ — cùng những phiếu mà bảng điều phối giao hàng sinh ra — và số đã dự phóng nằm nhỏ ở góc ô. Mỗi ô của tuần trước tự cho biết nó lệch bao nhiêu.
3. Cột của một chuỗi tự lấy đơn thật khi chuỗi đó đã gửi đơn. Không còn chép tay.
4. Chốt từng mặt hàng hoặc cả tuần. Mặt hàng nào đã chắc thì chốt trước để bên mua đặt sớm.
5. «Lập đơn mua kế hoạch». Bên mua bấm một lần, ra đơn mua NHÁP cho cả tuần. Bấm lại thì đơn được sửa tại chỗ, và đơn nào bên mua đã sửa tay thì không bị đè.
6. Khung «Cơ hội bán hàng» và nút «AI đề xuất». AI liệt kê rằm, lễ và sự kiện trong tuần, và đề xuất số cho từng ô. Đề xuất chỉ là đề xuất: người bấm áp dụng là người chịu trách nhiệm về con số.
7. Mới thêm: xuất Excel đã định dạng sẵn (tiêu đề tuần, ngày âm lịch, dòng tổng, cố định cột), nút «+ Mặt hàng», và ô đánh dấu để bỏ một mặt hàng khỏi bảng — ẩn đi chứ không mất số.

File Excel không biến mất. Nó trở thành thứ màn hình xuất ra cho ai cần, chứ không còn là nơi con số sống. Bảy tuần đầu, màn hình đã giữ khoảng 1.700 ô dự phóng cho 50 mặt hàng.

3. Nguồn thứ nhất: giờ soạn, gộp và gửi file

Cách đo. Hỏi trưởng phòng sale một tuần làm file mất mấy buổi, rồi bấm giờ một tuần trên màn hình. Đây là nguồn duy nhất đã chạy thật: màn hình đang được dùng mỗi tuần.

Mức độ đáng tin: cao, nhưng nhỏ. Và như bài về phím tắt đã nói, giờ giải phóng chỉ thành tiền khi nó đi vào một việc có giá — với một trưởng phòng sale, đó thường là thời gian gọi khách, không phải lương được cắt.

4. Nguồn thứ hai: giờ chép số sang đơn mua

Điều phải nói thẳng: đến hôm nay chưa có đơn mua nào được lập qua màn. Nút đã có; bên mua chưa dùng. Vì vậy «phần mua hàng đi qua màn» là một đầu vào trong bảng tính, không phải một số đo — đặt nó về 0 để thấy phần đã chắc chắn.

5. Nguồn thứ ba: bớt hàng hư và hàng thiếu

Đây là khoản lớn nhất, và cũng là khoản mềm nhất.

Hai loại lệch không đắt như nhau. Một kg mua thừa mất phần bị hư sau khi trừ đi phần thu về khi bán thanh lý: với 50% hư và giá thanh lý 30%, mất 35% giá vốn. Một kg mua thiếu mất biên lợi nhuận gộp trên phần không bán được: 25%. Với hàng tươi, mua thừa đắt hơn mua thiếu — trừ khi chuỗi siêu thị phạt giao thiếu, thì cộng khoản phạt vào phía thiếu. Hàng thừa không bán kịp đi về đâu là câu chuyện của bài về hàng khách trả: một kho thanh lý có sổ.

Nói cách khác, mỗi điểm phần trăm sai số ở quy mô này đáng khoảng 1,8 triệu mỗi tuần.

Vì sao sai số có thể giảm. Không phải vì màn hình thông minh hơn người. Vì ba thứ trước đây nằm ở ba nơi nay nằm trên cùng một ô: số dự phóng, số thực xuất của tuần trước, và ngày âm lịch. Người viết dự phóng thấy ngay mình lệch ở đâu — đặc biệt ở những ngày trước mùng 1 và rằm.

Vì sao chưa tin được. 15% và 13% là giả định. Chưa ai đo sai số của file Excel cũ, vì chính file đó không cho đo. Biểu đồ trong bảng tính vẽ hai nhánh của đường chi phí: nhánh phải là mua thừa, nhánh trái là mua thiếu, chấm rỗng là sai số hôm nay, chấm đặc là sau. Dải xám dưới trục là chỗ một dự phóng viết như ngày thường rơi vào ở ngày đỉnh và ngày cúng — xa hơn nhiều so với sai số bình quân.

6. Cộng lại

Với chi phí làm màn 40 triệu và lợi ích tăng dần trong 2 tháng đầu, hoàn vốn ở khoảng tháng thứ 3,2, lợi ích năm đầu khoảng 169 triệu. Con số đẹp — và 85% của nó là khoản C, khoản chưa đo.

7. ROI này đứng trên giả định nào

Hạ từng giả định xuống, theo thứ tự từ mềm nhất:

• Sai số không giảm chút nào: còn 2,25 triệu mỗi tháng, hoàn vốn khoảng tháng thứ 18.
• Sai số không giảm, và bên mua không bao giờ dùng nút lập đơn: còn 1,56 triệu mỗi tháng, hoàn vốn khoảng tháng thứ 26 — chỉ còn giờ của trưởng phòng sale.
• Sai số chỉ giảm một điểm, và chỉ một nửa mua hàng đi theo màn: 5,9 triệu mỗi tháng, hoàn vốn khoảng tháng thứ 7,3.

Kịch bản thứ ba là con số nên mang vào cuộc họp. Và đặt cả giờ công về 0, mọi khoản về 0 theo — đúng như một mô hình trung thực phải thế.

Nút «AI đề xuất» không có dòng nào trong bảng tính, có chủ ý. Nếu đề xuất làm sai số nhỏ đi, nó sẽ hiện ra trong khoản C khi đo; cộng riêng nó là đếm cùng một kg hai lần.

8. Đo ở chính doanh nghiệp của bạn

Khoản lớn nhất cũng là khoản dễ đo nhất từ nay — vì màn hình giữ cả số dự phóng lẫn số thực xuất của từng ô.

1. Lấy mốc từ các file cũ. Lấy bốn đến tám file dự phóng tuần đã gửi, đặt cạnh số thực xuất kho cùng tuần, tính sai số tuyệt đối bình quân theo mặt hàng × tuần. Đó là con số «hôm nay» thật, thay cho 15%.
2. Đo sau bằng chính màn hình. Sau sáu đến tám tuần, cùng phép tính chạy trên số trong màn.
3. So cùng vị trí trên lịch âm. Tuần có rằm so với tuần có rằm, tuần có mùng 1 so với tuần có mùng 1 — nếu không, một tuần lễ lớn sẽ bị tính nhầm thành kết quả của cải tiến.
4. Đếm đơn mua lập qua màn mỗi tuần. Khi con số đó còn là 0, khoản B và phần lớn khoản C vẫn là hứa hẹn.

9. Điều đáng nhớ

Một dự phóng không được so với thực tế thì không phải dự phóng, mà là một yêu cầu đặt hàng. File Excel cũ không sai — nó chỉ không bao giờ được chấm điểm. Đặt số dự phóng cạnh số thực xuất trên cùng một ô không làm ai đoán giỏi hơn ngay hôm đó; nó làm cho mỗi tuần dạy được tuần sau.

Đừng hỏi màn hình dự phóng chính xác đến đâu. Hãy hỏi: tuần trước mình lệch bao nhiêu — và mình có biết điều đó trước khi đặt hàng tuần này không?

Các tỉ lệ về ngày đỉnh và ngày cúng đo từ hệ thống của một nhà phân phối thật và đã ẩn danh. Khối lượng, giá vốn, sai số và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ — hãy thay bằng số của chính bạn.