ERP 주간 판매 예측 화면의 ROI: 예측이 실제 출고 옆에 놓일 때

주간 예측 엑셀을, 예측을 실제 출고 옆에 두고 한 주 치 발주서 초안을 만드는 ERP 화면으로 옮깁니다. 돈은 세 원천에서 나오고, 가장 큰 원천은 아직 재지 않은 예측 오차이며, 이 글은 그것을 빼면 ROI가 얼마나 남는지 보여 줍니다.

신선 과일 유통사에서는 매주 영업 책임자가 앉아 표 하나를 씁니다. 세로로 품목, 가로로 날짜, 그리고 하루마다 세 판매 경로 — 슈퍼마켓 체인 A, 체인 B, 그리고 「그 밖」. 표는 구매팀으로 가고, 구매팀은 그것을 근거로 공급사에 발주합니다. 신선 식품에서 이것은 한 주 중 가장 비싼 결정입니다. 너무 많이 사면 상하고, 너무 적게 사면 팔 기회를 놓칩니다.

그 표는 예전에는 엑셀 파일이었습니다. 지금은 ERP 안의 한 화면입니다. 이 글은 그 이전의 ROI를 계산하고 — 어디까지가 잰 것이고 어디부터가 아직 재지 않은 것인지 분명히 말합니다.

1. 예측 파일은 어디서 돈을 쓰는가

엑셀이 나빠서가 아닙니다. 파일은 맡은 일을 제대로 합니다. 한 사람이 숫자를 쓰고, 다른 사람이 읽습니다. 비용은 그 주변의 일에 있습니다.

1. 작성하고, 합치고, 보내기. 체인의 주문은 따로 들어오고, 그 체인의 열에 옮겨 적어야 합니다. 이번 주 틀을 만들려면 지난주 파일을 복사합니다. 파일은 이메일이나 메신저로 돌고, 구매팀이 가진 판이 기준이 됩니다.
2. 예측과 실제 판매를 비교하는 사람이 없다. 실제 출고는 ERP 안에, 예측은 파일 안에 있습니다. 지난주에 얼마나 빗나갔는지 알려면 둘을 손으로 맞춰 봐야 하고 — 그래서 대개 아무도 하지 않습니다. 재지 않는 오차는 줄어들 수 없습니다.
3. 구매팀이 숫자를 발주서로 옮겨 적는다. 품목마다, 날마다, 공급사마다 — 그리고 영업 책임자가 파일을 고칠 때마다 다시 옮겨 적기 시작합니다.
4. 음력이 파일 안에 없다. 이 회사에서 재 보니, 출고는 음력 1일과 15일 전날에 정점을 찍어 평소의 1.4~3.7배가 되고, 제사·공양을 올리는 당일에는 0.2~0.9배에 그칩니다. 모든 품목에 맞는 하나의 계수는 없습니다 — 평소처럼 쓴 예측은 가장 많이 팔리는 바로 그날에 가장 크게 빗나갑니다.

2. 화면의 내용

같은 표 — 품목 × 날짜 × 판매 경로 — 를 실제 숫자 옆에 놓는다.

1. 익숙한 표, kg 단위, 입력하는 대로 저장. 영업 책임자는 엑셀에서처럼 칩니다. 누르는 것을 잊을 저장 버튼이 없습니다.
2. 지난 날짜에는 실제 출고가 나온다. 확정된 납품서에서 그대로 — 배차표가 만들어 내는 바로 그 납품서입니다 — 그리고 예측했던 숫자가 칸 구석에 작게 나옵니다. 지난주의 칸 하나하나가 자기가 얼마나 빗나갔는지 알려 줍니다.
3. 체인의 열은 그 체인이 주문을 보내면 실제 주문으로 채워진다. 더는 손으로 옮겨 적지 않습니다.
4. 품목별로, 또는 한 주 전체를 확정할 수 있다. 확실한 품목부터 확정하면 구매팀이 일찍 발주할 수 있습니다.
5. 「계획 발주서 만들기」. 구매팀이 한 번 누르면 한 주 치 발주서가 초안으로 생깁니다. 다시 누르면 그 자리에서 고쳐지고, 구매팀이 손으로 고친 발주서는 덮어쓰지 않습니다.
6. 「판매 기회」 칸과 「AI 제안」 버튼. AI가 그 주의 보름, 명절, 행사를 나열하고 칸마다 숫자를 제안합니다. 제안은 제안일 뿐입니다. 적용을 누른 사람이 그 숫자를 책임집니다.
7. 새로 더해진 것: 서식을 갖춘 엑셀 내보내기(주 제목, 음력 날짜, 합계 행, 열 고정), 「+ 품목」 버튼, 그리고 품목을 표에서 빼는 체크 — 숨길 뿐, 숫자는 사라지지 않습니다.

엑셀 파일은 사라지지 않습니다. 숫자가 사는 곳이 아니라, 필요한 사람을 위해 화면이 내보내는 것이 됩니다. 처음 일곱 주 동안 화면은 50개 품목에 대해 약 1,700개의 예측 칸을 담아 왔습니다.

3. 첫 번째 원천: 파일을 만들고, 합치고, 보내는 시간

재는 법. 영업 책임자에게 파일 작업에 매주 몇 번의 시간을 썼는지 묻고, 화면으로 한 주를 재 봅니다. 이미 실제로 돌아가는 원천은 이것뿐입니다. 화면은 매주 쓰이고 있습니다.

믿을 만한 정도: 높지만 작습니다. 그리고 키보드 입력에 관한 글에서 말했듯, 남는 시간은 값이 있는 일로 옮겨 갈 때만 돈이 됩니다. 영업 책임자라면 그것은 대개 고객에게 전화하는 시간이지, 깎이는 급여가 아닙니다.

4. 두 번째 원천: 숫자를 발주서로 옮겨 적는 시간

분명히 말해야 할 것: 오늘까지 화면에서 만들어진 발주서는 한 장도 없습니다. 버튼은 있고, 구매팀은 아직 쓰지 않았습니다. 그래서 「화면을 거치는 구매 비율」은 계산표의 입력값이지 측정값이 아닙니다 — 0으로 놓으면 이미 확실한 부분이 보입니다.

5. 세 번째 원천: 상하는 재고와 부족한 재고 감소

가장 큰 원천이자 가장 불확실한 원천입니다.

두 종류의 빗나감은 값이 같지 않습니다. 과잉 구매한 1kg은 상하는 부분에서 처분 판매로 돌아오는 부분을 뺀 만큼을 잃습니다. 50%가 상하고 처분 가격이 30%라면 원가의 35%입니다. 과소 구매한 1kg은 일어나지 않은 판매의 이익을 잃습니다. 25%입니다. 신선 식품에서는 많이 사는 쪽이 적게 사는 쪽보다 비쌉니다 — 체인이 부족 납품에 벌금을 매긴다면, 그것을 부족 쪽에 더하세요. 팔리지 않은 남는 물건이 어디로 가는지는 반품에 관한 글의 이야기입니다. 장부가 있는 처분품 창고입니다.

다르게 말하면, 이 규모에서 예측 오차 1%포인트는 주당 약 180만 동의 가치가 있습니다.

왜 오차가 줄어들 수 있는가. 화면이 사람보다 똑똑해서가 아닙니다. 예전에는 세 곳에 흩어져 있던 세 가지 — 예측, 지난주 실제 출고, 음력 날짜 — 가 이제 한 칸에 나란히 있기 때문입니다. 예측을 쓰는 사람은 자기가 어디서 빗나갔는지 바로 봅니다 — 특히 음력 1일과 15일 앞의 날들에서.

왜 아직 믿을 수 없는가. 15%도 13%도 가정입니다. 옛 엑셀 파일의 오차는 아무도 재지 않았습니다. 파일 자체가 잴 방법을 주지 않았기 때문입니다. 계산표의 그래프는 비용 곡선의 두 팔을 그립니다. 오른팔은 과잉 구매, 왼팔은 과소 구매, 빈 점은 지금의 오차, 채운 점은 개선 후 오차입니다. 축 아래 회색 띠는 평소처럼 쓴 예측이 정점일과 제사·공양일에 떨어지는 자리로 — 평균 오차보다 훨씬 멀리 있습니다.

6. 합산

화면을 만드는 비용이 4,000만 동이고 효과가 처음 2개월에 걸쳐 올라간다면, 회수는 약 3.2개월째, 첫해 효과는 약 1.69억 동입니다. 보기 좋은 숫자입니다 — 그리고 그 85%가 아직 재지 않은 C입니다.

7. 이 ROI는 어떤 가정 위에 서 있는가

가장 불확실한 것부터 하나씩 낮춰 봅니다.

• 오차가 전혀 줄지 않는다: 월 225만이 남고, 회수는 약 18개월째.
• 오차가 줄지 않고, 구매팀이 발주 버튼을 한 번도 쓰지 않는다: 월 156만, 회수는 약 26개월째 — 영업 책임자의 시간만 남습니다.
• 오차가 1포인트만 줄고, 구매의 절반만 화면을 따른다: 월 590만, 회수는 약 7.3개월째.

회의에 가져가야 할 숫자는 세 번째 시나리오입니다. 그리고 공수까지 0으로 놓으면 모든 항목이 0이 됩니다 — 정직한 모델이라면 그래야 합니다.

「AI 제안」 버튼은 계산표에 행이 없습니다. 일부러입니다. 제안이 오차를 줄인다면 그것은 잴 때 C 안에 나타납니다. 따로 세면 같은 1kg을 두 번 세는 셈입니다.

8. 여러분 회사에서 재기

가장 큰 원천이 이제부터는 가장 재기 쉬운 원천이기도 합니다 — 화면이 칸마다 예측과 실제 출고를 함께 갖고 있기 때문입니다.

1. 옛 파일에서 기준 잡기. 보냈던 주간 예측 파일을 4~8주 치 꺼내 같은 주의 실제 출고 옆에 놓고, 품목 × 주 단위 평균 절대 오차를 계산합니다. 그것이 15%를 대신할 진짜 「지금」입니다.
2. 「개선 후」는 화면 자신으로 재기. 6~8주 뒤, 화면의 숫자로 같은 계산을 합니다.
3. 음력의 같은 자리끼리 비교하기. 보름이 있는 주는 보름이 있는 주와, 1일이 있는 주는 1일이 있는 주와 — 그러지 않으면 큰 명절이 있는 한 주가 개선의 성과로 잘못 세어집니다.
4. 화면에서 만든 발주서를 매주 세기. 그 수가 0인 동안에는 B와 C의 대부분이 약속으로 남습니다.

9. 기억할 것

현실과 한 번도 비교되지 않는 예측은 예측이 아니라 구매 요청입니다. 옛 엑셀 파일이 틀렸던 것이 아닙니다. 한 번도 채점되지 않았을 뿐입니다. 예측과 실제 출고를 같은 칸에 나란히 놓는다고 그날 바로 누군가의 짐작이 나아지지는 않습니다. 매주가 다음 주를 가르칠 수 있게 될 뿐입니다.

예측 화면이 얼마나 정확한지 묻지 마세요. 이렇게 물으세요. 지난주에 우리는 얼마나 빗나갔는가 — 그리고 이번 주 발주 전에 그것을 알고 있었는가.

정점일과 제사·공양일의 비율은 실제 유통사의 시스템에서 잰 것으로, 익명 처리했습니다. 수량, 원가, 오차, 계산표의 모든 가정은 설명을 위한 숫자입니다 — 여러분의 숫자로 바꾸어 보세요.