원래 발주서 단가로 청구하기: 납품서는 21,000, 체인의 PO는 30,000

유통 체인은 공급자의 납품서가 아니라 자기 PO에 적은 단가로 지급합니다. 기계가 PO 단가를 읽어 차이가 타당하면 그 단가로 청구하고, 다음을 위해 가격표를 고친다면 매달 얼마의 가치가 있을까 — 그리고 어느 행은 여전히 사람이 정해야 할까?

유통 체인에 보낸 한 장의 납품서에는 트레이 포장 구아바가 21,000동/kg으로 적혀 있습니다. 같은 품목에 대한 체인의 발주서(PO)에는 30,000동/kg으로 적혀 있습니다. 회계 담당자는 PO 단가인 30,000동으로 청구서를 손으로 작성했고, 그것이 맞았습니다. 체인은 공급업체의 서류가 아니라 자신들의 PO에 따라 대금을 지급하기 때문입니다. 그러나 이 숫자가 맞았던 것은 누군가 PO를 열어 읽었기 때문일 뿐입니다. 청구서 작성이 체인이 실제로 입고한 수량을 바탕으로 기계가 작성하는 방식으로 바뀌면, 기계는 납품서의 단가를 가져오고, 그 구아바는 1kg마다 청구서에서 9,000동이 빠지게 됩니다.

이 글의 질문은 이렇습니다. 기계가 원래 PO 단가를 직접 읽고, 차이가 합리적일 때 그 단가로 청구서를 작성하고, 다음을 위해 가격표를 스스로 고친다면, 매달 얼마의 가치가 있을까요? 그리고 어떤 부분은 여전히 사람이 결정해야 할까요?

1. 단가 차이는 어디서 생기는가

체인의 단가는 가만히 있지 않습니다. 한 체인의 열흘 치 PO를 측정해 보니, 같은 품목의 단가가 매장별이 아니라 날짜 구간별로 바뀌었습니다. 박스 포장 로즈애플 한 종류가 20일부터 24일까지 57,000동/kg, 25일부터 27일까지 56,000동, 28일부터는 52,000동이었습니다. 반면 공급업체의 가격표는 영업 부서가 기억해서 바꿀 때만 바뀝니다. 더 나쁜 것은, 30일 동안 체인의 한 매장 그룹에 대한 판매 주문 1,139건 중 1,057건이 고객 그룹 가격표 대신 시스템의 기본 가격표를 달고 있었다는 점입니다. 주문 생성 화면이 기본 가격표를 미리 채워 넣기 때문입니다. 그 주문에서 출력된 납품서는 다른 가격표의 단가를 담고 있었습니다.

2. 무엇이 바뀌는가

1. 기계가 품목별 PO 단가를 읽습니다. 체인의 입고 확인서에는 단가가 없으므로, 기계는 입고 확인서의 PO 번호 → 발주서 목록 → 발주서 상세를 따라가서, 입고 확인서의 각 줄에 PO 단가를 기록합니다.
2. 단위가 같고, PO 단가가 납품서 단가의 ½배에서 2배 사이 ⇒ 청구서는 PO 단가로 작성되고, 「PO 단가로 작성」 표시가 붙으며, 옆에 이전 납품서 단가가 명시됩니다. 납품서는 그대로 진행되고, 아무도 버튼을 누를 필요가 없습니다.
3. 단위가 다르거나 차이가 너무 크면 ⇒ 「단가 불일치」로 사람을 기다립니다. 측정된 예: PO 85,000동/kg 대 납품서 550,000동/박스. 두 숫자 모두 맞고, 단지 서로 다른 것을 가리킬 뿐입니다. 또는 같은 「kg」이라는 글자 아래 납품서 33,000동/kg 대 PO 78,000동. 500g 한 통이 한쪽에서는 통 단위로, 다른 쪽에서는 kg 단위로 가격이 매겨진 것입니다.
4. 고객 그룹 가격표가 최신 PO 단가에 맞춰 스스로 고쳐집니다. 단위가 같고 ½~2배 범위라는 같은 조건에서이며, 고친 줄마다 근거 PO와 PO 날짜를 기록합니다. 단가가 날짜 구간별로 바뀌기 때문에, 기계는 가장 최근 PO 날짜의 단가를 가져오고(그날 단가가 여러 개면 가장 많이 나타난 단가), 「최근 7일 동안 가장 흔한 단가」는 쓰지 않습니다. 그 방식은 정확히 예전 단가를 돌려주었습니다.
5. 새 주문은 고객의 가격표를 가져옵니다. 시스템의 기본 가격표가 아닙니다.

½~2배 범위는 사람이 정한 숫자이며, 바로 이 숫자가 돈이 어디로 흘러갈지를 결정합니다. 아래 그림에서 직접 조절해 볼 수 있습니다.

3. 처음 나흘 동안 측정한 것

10월 26일부터 29일까지의 납품서로 한 체인에 대해 기계가 작성한 청구서에서: 청구서 88건 중 40건에 PO 단가로 작성된 줄이 하나 이상 있었고, 모두 합쳐 61줄이었습니다. 이 61줄에서 PO 단가가 납품서보다 높은 차이의 합계는 1,250,300동(과소 청구되었을 금액)이었고, 낮은 차이의 합계는 1,557,500동(과다 청구되었다가 체인이 덜 지급해서 대조해야 했을 금액)이었습니다. 두 방향을 합치면 나흘 치 청구서 9,030만 동 중 280만 동, 약 3.1%입니다.

더 넓은 표본에서는 — 10월 17일부터 30일까지 두 체인의, PO 단가가 있고 납품서 줄과 짝지어진 입고 확인서 1,000줄 — 934줄은 단가가 일치했고, 66줄은 불일치했습니다. 불일치 66줄 중 45줄은 단위가 같고 ½~2배 범위 안이어서 기계가 스스로 작성했고, 21줄은 사람을 기다렸습니다. 11줄은 단위 글자는 같지만 2배 넘게 차이 났고, 10줄은 단위가 달랐습니다. 두 체인은 크게 달랐습니다. 한 체인은 거의 항상 일치했고, 다른 체인은 거의 4분의 3의 줄에서 불일치했습니다. 평균을 쓰지 말고 여러분의 체인을 측정하십시오.

4. 첫 번째 원천: 매출을 더 이상 과소 청구하지 않음

측정 방법. 손으로 작성한 한 달 치 청구서를 가져와 줄마다 PO와 비교하고, PO보다 낮게 작성되었는데 보전되지 않은 줄을 세십시오. 그것이 여러분 회사 자신의 누락분입니다. 위의 30%는 예시입니다.

신뢰도: 꽤 높음. 차액은 측정된 값이고, 누락 비율은 측정해야 하며, 꼼꼼한 회계 담당자라면 0에 가까울 수 있습니다.

5. 두 번째 원천: 덜 지급된 줄을 대조할 일이 없어짐

반대 방향은 매출을 잃게 하지 않습니다 — 체인은 청구서에 무엇이 적혀 있든 PO에 따라 지급하기 때문입니다 — 그러나 과다 청구된 줄 하나하나가 채권 불일치 한 번, 대조 한 번, 수정 청구서 발행 한 번입니다.

측정 방법. 석 달 동안 단가 때문에 체인이 덜 지급한 건수를 세고, 대조 담당자에게 한 건에 얼마나 걸리는지 물어보십시오.

신뢰도: 보통. 건수는 셀 수 있지만, 건당 시간은 체인에 따라 많이 다릅니다.

기계가 고친 줄은 위 두 원천 중 하나에만 속합니다 — PO가 더 높거나, 더 낮거나. 두 번 세지 않습니다.

6. 세 번째 원천: 줄마다 PO를 열어 비교할 필요가 없음

측정 방법. 지금 하는 그대로 체인 청구서 작성 한 차례의 시간을 재고, 줄 수로 나누십시오. 여러분 회사가 PO 단가를 한 번도 비교한 적이 없다면 — 즉 납품서 단가로 작성하고 있다면 — 이 원천은 0이고 첫 번째 원천이 훨씬 커집니다.

신뢰도: 높음. 가장 큰 원천이면서 가장 측정하기 쉬운 원천입니다.

이 시간은 돈이거나 회계 담당자가 다른 일을 할 여력입니다 — 한 번만 계산하십시오.

7. 사람에게 남는 부분

범위를 좁히면 이 부분이 커지고, 넓히면 기계가 실제로는 규격이 다른 줄에 단가를 스스로 적용하기 시작합니다. 표본에서는 단위가 같은 줄 중 2배와 2.3배 사이에 놓인 줄이 하나도 없었습니다. 이 데이터에서는 그 빈 구간이 경계를 둘 자리입니다.

8. 합계

3,000줄 기준으로 매달 약 300만 동, 1년에 3,700만 동입니다. 그중 3분의 2는 차액이 아니라 PO를 읽는 시간입니다. 이것은 실제적인 사실 하나를 말해 줍니다. 꼼꼼한 회계 담당자가 있는 회사에서는 이 일의 가치가 줄마다 그 꼼꼼함이 더 이상 필요 없다는 데 있고, 아무도 PO 단가를 비교하지 않는 회사에서는 가치가 매출에 있습니다.

9. 이 ROI는 어떤 가정 위에 서 있는가

PO 단가가 체인이 지급할 단가입니다. 네 원천 모두 이 문장 위에 서 있습니다. 어떤 체인이 다른 단가로 지급한다면 — 계약 가격표에 따라, 나중에 정산되는 판촉에 따라 — PO 단가로 작성하는 것은 차이를 다른 곳으로 옮길 뿐입니다.

½~2배 범위가 규격이 다른 모든 경우를 잡아내지는 못합니다. 500g 한 통을 한쪽은 통 단위로, 다른 쪽은 kg 단위로 매기면, kg당 단가가 안정적일 경우 정확히 2배 차이가 나서 범위의 경계에 정확히 떨어집니다. 그래서 기계가 스스로 적용한 모든 줄에는 표시가 붙고, 검토하는 사람은 새 단가 옆에서 이전 단가를 볼 수 있습니다.

가격표는 그 위에 덮어쓰는 다른 경로가 없을 때만 그대로 유지됩니다. 첫날 실행에서 기계는 고객 그룹 가격표 9개에서 89줄을 고쳤습니다 (79줄은 단가 변경, 10줄은 이전에 단가가 없던 줄, 차이의 중앙값 15%). 그러나 42번, 기계가 막 고친 줄이 다음 실행 전에 다시 바뀌었습니다. 가격표에 단가를 직접 쓰던 판매 화면은 같은 날 수정되었습니다. 이제부터 지켜볼 숫자는 기계가 두 번째로 다시 고쳐야 하는 가격표 줄의 수이며, 이 숫자는 0에 가까워져야 합니다.

가격표를 고치는 것은 계산표에 금액을 한 줄도 더하지 않습니다. 그것은 단가 불일치를 「청구서 작성 때 고침」에서 「더 이상 일어나지 않음」으로 옮깁니다. 다음 주의 불일치 줄 비율은 이번 주보다 낮아야 합니다. 낮아지지 않는다면 가격표는 아무 도움도 되지 않은 것입니다.

10. 여러분 회사에서 측정하기

1. 기준을 잡습니다. 한 달 동안: 체인별 청구서 줄 수, PO 단가가 납품서와 다른 줄 수, 체인 청구서 작성 시간, 단가 때문에 체인이 덜 지급한 건수.
2. ½~2배 범위로 4주간 운영하며, 매주 기록합니다: 기계가 PO 단가로 작성한 줄, 「단가 불일치」 줄과 사람이 어떻게 결정했는지, 두 번째로 다시 고쳐야 했던 가격표 줄, 불일치 줄 비율.
3. 각 체인을 그 체인 자신과 비교합니다. 표본의 두 체인은 각각 1%와 약 75%의 줄에서 불일치했습니다. 합쳐 버리면 그 숫자는 아무것도 말해 주지 않습니다.

더 읽을거리: 청구서의 수량도 체인이 실제로 입고한 수량을 따라야 한다면, 수령 서명 당일 대조 글이 그 부분을 다룹니다.

11. 기억할 점

고객이 지급할 단가는 하나이며, 그것은 고객의 서류에 있습니다. 우리 시스템이 고객의 서류를 묻지 않고 우리 자신의 단가로 청구서를 작성할 때마다, 단가 불일치는 월말 대조 담당자의 일이 됩니다. 작성하는 순간에 PO 단가를 읽고, 사람이 정한 범위 안에 깔끔히 들어오는 부분은 기계가 스스로 고치게 하고, 나머지는 두 숫자를 모두 붙여 사람에게 보내십시오.

올바른 단가는 우리 가격표에 있는 단가가 아닙니다. 돈을 내는 쪽이 적어 둔 단가입니다.

PO 단가로 작성된 줄 수, 두 방향의 차액, 1,000줄 표본, 고쳐진 가격표 줄 수는 2026년 10월 30일 유통 체인에 신선 식품을 공급하는 한 공급업체의 실제 시스템에서 측정했으며, 익명 처리했습니다. 월간 줄 수, 누락 비율, 소요 시간(분)과 인건비는 예시 숫자입니다. 여러분 자신의 숫자로 바꾸십시오.