Trợ lý kế toán ngay trong nhóm chat: từ ảnh chuyển khoản tới chứng từ đã ghi

Nhân viên vẫn gửi ảnh như cũ, trợ lý lập nháp hai dòng, người có quyền trả lời «Ghi». Giờ gõ phiếu tự nó không trả nổi tiền chạy trợ lý; thứ đưa phép tính lên dương là sổ biết tiền về sớm hơn và ít lỗi gõ tay hơn.

Ở một nhà bán lẻ trái cây, tiền đi qua cả chục cửa mỗi ngày: khách chuyển khoản, nhân viên chi tiền mua hàng, tiền chuyển qua lại giữa các tài khoản của chính công ty. Chứng cứ của mỗi khoản thường là một ảnh chụp màn hình gửi vào nhóm chat. Rồi một người — gần như luôn là một người — đọc lại từng ảnh, đoán khoản này là gì, mở ERP và gõ phiếu.

Bài này tính ROI của một cách khác: một trợ lý kế toán ngồi ngay trong nhóm chat đó, đọc ảnh, tra sổ, lập nháp chứng từ, và chỉ ghi sổ khi người có quyền trả lời «Ghi». Giờ gõ phiếu là phần dễ thấy nhất, nhưng tự nó không trả nổi tiền chạy trợ lý. Thứ đưa phép tính lên dương nằm ở hai chỗ ít ai đo: sổ biết tiền về sau bao lâu, và bao nhiêu lỗi gõ tay không bao giờ xảy ra.

1. Hôm nay một khoản tiền đi qua những bước nào

1. Tiền về tài khoản. Ai đó chụp màn hình gửi vào nhóm, hoặc không ai gửi.
2. Kế toán thấy ảnh — khi rảnh. Thường là cuối ngày, có khi sáng hôm sau.
3. Kế toán tự đoán: khách nào, trả cho hoá đơn nào, hay là tiền chuyển giữa hai tài khoản của mình. Không đoán được thì hỏi lại trong nhóm, rồi chờ.
4. Mở ERP, gõ phiếu thu hoặc phiếu chi, chọn tài khoản, trừ hoá đơn, ghi sổ.

Bước 4 là chỗ mọi người nhìn vào. Bước 2 và 3 mới là chỗ tốn: suốt khoảng chờ đó, sổ không biết khoản tiền đã về, và ai hỏi «khách này trả chưa?» thì không có câu trả lời.

2. Trợ lý làm gì

1. Đầu vào là chính nhóm chat. Ảnh chuyển khoản nhân viên gửi, hoặc giao dịch ngân hàng tự báo về nhóm. Không ai phải mở thêm một màn hình nào.
2. Đọc và tra sổ. Số tiền, ngày, tài khoản, nội dung chuyển khoản; tìm đối tượng theo số tài khoản đã biết hoặc theo tên; tìm hoá đơn còn mở để trừ.
3. Lập nháp, không ghi. Trả lời trong nhóm bằng hai dòng:

PT-0001 · Khách A · 3.200.000 đ
Nợ Ngân hàng A / Có 131 · chưa gán hoá đơn
↪ Trả lời: Ghi · Bỏ

4. Người có quyền trả lời «Ghi» — ngay trong nhóm. Chứng từ được ghi sổ dưới tài khoản của trợ lý, diễn giải ghi rõ ai gửi ảnh và ai bấm Ghi. Huỷ chứng từ hay bút toán phức tạp chỉ người duyệt cấp trên được bấm.
5. Giao việc bằng lời cũng được: «@trợ lý thu tiền khách X 3,2 triệu» ra đúng một nháp như vậy.
6. Học dần: quy tắc định khoản, từ viết tắt quen dùng trong nội dung chuyển khoản, số tài khoản nào là của ai.

Khi nào máy được tự ghi mà không chờ ai là một câu hỏi riêng, đủ dài cho một bài riêng. Ở đây chỉ tính phần chắc nhất: mỗi chứng từ vẫn có một người đọc hai dòng rồi trả lời.

3. Vì sao đặt ở nhóm chat chứ không bắt mọi người mở ERP

Người gửi ảnh là nhân viên bán hàng, người mua hàng, chủ cửa hàng — không ai trong số đó có lý do mở ERP. Nhóm chat là nơi họ đã ở sẵn. Đặt trợ lý vào đó thì chi phí tham gia của họ bằng 0: họ vẫn gửi ảnh như cũ. Bắt họ mở một màn nhập liệu, dù đẹp đến đâu, là thêm một bước cho người không được trả lương để làm kế toán — và bước thừa là bước bị bỏ qua.

Cái giá phải trả cũng có thật: câu hỏi lại diễn ra trước mặt cả nhóm, và trợ lý hỏi nhiều. Trong 12 ngày đầu, khoảng một phần ba số việc dừng ở trạng thái «đang hỏi lại». Đó không phải lỗi; đó là chỗ trước kia kế toán phải đoán một mình.

4. Mười hai ngày đầu, đo được

Đo trên hệ thống thật, làm tròn:

• Khoảng 300 việc: hai phần năm từ ảnh chuyển khoản hoặc giao dịch ngân hàng, một phần ba giao bằng lời, một phần sáu là soát lại phiếu người khác nhập tay.
• Khoảng 90 chứng từ đã ghi sổ: ba phần tư là phiếu thu, phiếu chi; một phần năm là bút toán.
• Từ lúc trợ lý nhận tới lúc chứng từ được ghi: trung bình khoảng 1,5 giờ, đã gồm thời gian chờ người trả lời.
• Khoảng một việc trên mười không ghi được (thiếu thông tin, người gửi không trả lời), vài việc lỗi.
• Trợ lý học được 10 quy tắc định khoản và 6 từ viết tắt.

90 chứng từ trong 12 ngày là khoảng 220 một tháng — con số đầu vào của bảng tính ở trên.

5. Nguồn thứ nhất: bớt giờ gõ phiếu

Biểu đồ quả tạ trong bảng tính cho thấy điều đáng chú ý nhất: chấm «hôm nay» trải rộng, chấm «có trợ lý» dồn về một chỗ. Phần việc còn lại giống nhau ở mọi loại — đọc hai dòng và trả lời — nên loại nào hôm nay gõ lâu nhất thì bớt nhiều nhất. Thu tiền khách không phải loại chậm nhất, nhưng là loại nhiều nhất, nên nó đứng đầu.

Cách đo. Bấm giờ kế toán gõ 20 chứng từ mỗi loại trong một tuần thường. Phút đọc nháp đo được từ chính nhóm chat: giờ trợ lý gửi nháp và giờ có người trả lời — trừ khoảng người đó đang bận việc khác.

Mức độ đáng tin: khá. Nhưng như bài về phím tắt đã nói, giờ giải phóng chỉ thành tiền khi nó đi vào một việc có giá. Nếu kế toán không làm thêm gì, đọc khoản này là năng lực, đừng cộng nó với khoản nào khác.

6. Nguồn thứ hai: sổ biết tiền về sớm hơn

Cách đo. Đếm trong nhóm chat các câu hỏi kiểu «khách trả chưa», «tiền về chưa» trong hai tuần, và giờ của khoản tiền họ hỏi. Độ trễ hôm nay đo từ giờ trên ảnh tới giờ tạo phiếu trong sổ.

Mức độ đáng tin: thấp ở con số, cao ở chiều. Khoản tiền nhỏ, vì bảng tính chỉ đếm giờ lục. Nó không đếm lần nhắc nợ nhầm một khách đã trả, hay lần giữ hàng của một khách mà tiền đã về từ sáng — những lần đó tốn thiện cảm, và thiện cảm không có ô nhập.

7. Nguồn thứ ba: bớt lỗi gõ tay

Cách đo. Đếm phiếu bị huỷ rồi ghi lại trong ba tháng trước, và các khoản điều chỉnh lúc đối chiếu. Phần «sau» có sẵn: trợ lý cũng soát phiếu người khác nhập tay, và mỗi lần soát ra sai là một dòng trong sổ việc của nó.

Mức độ đáng tin: thấp nhất trong ba khoản. Tỉ lệ 2% là giả định; chi phí một lỗi trải rất rộng, từ năm phút sửa tới một khoản trả trùng không đòi lại được.

8. Khoản phải trừ: chi phí chạy trợ lý

Đây là khoản duy nhất trong bảng tính chắc chắn có thật, và nó không nhỏ. Bỏ nó đi thì bảng tính đẹp hơn và sai.

9. Cộng lại

Với chi phí dựng 15 triệu và hai tháng để chạy đủ, hoàn vốn ở khoảng tháng thứ 19. Đó là con số khiêm tốn, và bài này không làm nó to hơn. Ở khối lượng gấp đôi, mọi dòng đều gấp đôi — kể cả chi phí chạy — và hoàn vốn còn khoảng tháng thứ 10.

10. ROI này đứng trên giả định nào

Giả định nặng nhất là số lượt mỗi chứng từ, không phải số phút. Hạ từ 2,5 xuống 1,5 lượt — tức là bớt những vòng hỏi lại không cần thiết — và lợi ích ròng gần gấp đôi, lên khoảng 1,45 triệu. Đặt hai tỉ lệ lỗi bằng nhau và hai độ trễ bằng nhau thì còn âm 0,24 triệu: chỉ riêng giờ gõ, trợ lý không trả nổi tiền chạy chính nó. Thứ đưa phép tính lên dương là sổ đúng hơn và biết sớm hơn, không phải bàn phím. Đặt cả phút gõ bằng phút đọc nháp: mọi khoản lợi về 0, chỉ còn chi phí chạy. Một mô hình không về được như vậy thì chỉ là định kiến khoác áo số học.

Một điều nằm ngoài bảng tính: lúc tiền vừa về và sổ vừa ghi, hệ thống còn đặt số dư sổ cạnh số dư ngân hàng ngay dưới tin «Đã ghi». Ngày đầu tiên làm vậy nó lộ ra một khoản lệch hơn trăm triệu. Giá trị của việc đó đủ lớn để có một bài riêng.

11. Đo ở chính doanh nghiệp của bạn

1. Lấy mốc. Hai tuần: đếm chứng từ tiền theo loại, bấm giờ gõ, đo độ trễ từ giờ trên ảnh tới giờ tạo phiếu, đếm phiếu huỷ và ghi lại.
2. Chạy thử bốn tuần ở một nhóm chat. Ghi lại số lượt trợ lý trên mỗi chứng từ và chi phí từng lượt — con số này quyết định nhiều hơn mọi con số khác.
3. So cùng mùa, cùng khối lượng. Tháng cận Tết không so được với tháng thường.

12. Điều đáng nhớ

Đặt công cụ ở chỗ người ta đã đứng. Người gửi ảnh không đổi gì; người ghi sổ chỉ còn việc đọc hai dòng và trả lời. Phần đắt nhất của một chứng từ chưa bao giờ là gõ — mà là khoảng thời gian không ai biết nó tồn tại.

Sổ chậm không phải vì kế toán gõ chậm. Nó chậm vì tiền về ở một nơi, còn sổ ở một nơi khác.

Các số đếm và tỉ lệ trong bài đo từ hệ thống của một nhà bán lẻ thật, đã ẩn danh và làm tròn; tên khách, số tiền trong tin minh hoạ và mọi giả định trong bảng tính là số minh hoạ. Hãy thay bằng số của chính bạn.