グループチャットの中の経理アシスタント：振込の画像から記帳済みの伝票まで

社員はこれまでどおり画像を送り、アシスタントが二行の下書きをつくり、権限のある人が「記帳」と返します。打ち込みの時間だけではアシスタントを動かす費用をまかなえません。計算をプラスにするのは、入金を帳簿が早く知ることと、手入力の誤りが減ることです。

青果の小売会社では、お金が一日に十数か所の入り口を通ります。顧客は振込で支払い、社員は仕入代金を払い、自社の口座 どうしのあいだでもお金が動きます。一件ごとの証拠は、たいていグループチャットに送られる一枚のスクリーンショットです。 そして誰か一人が——ほぼいつも一人が——その画像を一枚ずつ読み直し、これは何の入金かを推し量り、ERPを開いて伝票を 打ち込みます。

この記事は、別のやり方のROIを計算します。そのグループチャットの中にいる経理アシスタントが画像を読み、帳簿を調べ、 伝票の下書きをつくり、権限のある人が「記帳」と返したときにだけ記帳する、というやり方です。打ち込みの時間はいちばん 目に見える部分ですが、それだけではアシスタントを動かす費用をまかなえません。計算をプラスに押し上げるのは、ほとんど 誰も測らない二つの場所にあります。入金を帳簿が知るまでにどれだけかかるか、そして手入力の誤りがいくつ起きずに 済むかです。

1. いま、一件のお金がたどる手順

1. お金が口座に入る。誰かがスクリーンショットをグループに送る——あるいは誰も送らない。
2. 経理担当が画像に気づく——手が空いたときに。たいていは一日の終わり、ときには翌朝です。
3. 経理担当が自分で推し量る。どの顧客か、どの請求書の支払いか、それとも自社の二つの口座のあいだの振替か。わからなければ グループで聞き返し、返事を待ちます。
4. ERPを開き、入金伝票か出金伝票を打ち込み、勘定を選び、請求書を消し込み、記帳する。

みんなが見るのは4の手順です。費用がかかっているのは2と3です。その待ち時間のあいだ、帳簿は入金を知らず、 「この顧客はもう払った？」と聞かれても答えがありません。

2. アシスタントがすること

1. 入力はグループチャットそのもの。 社員が送る振込の画像、あるいはグループに自動で届く銀行の取引通知です。誰も 新しい画面を開く必要はありません。
2. 読んで、帳簿を調べる。 金額、日付、口座、振込の摘要。以前に見た口座番号か名前で取引先を探し、消し込む未決済の 請求書を探します。
3. 下書きをつくり、記帳はしない。 グループに二行で返信します。

RV-0001 · 顧客A · 3,200,000ドン
借 銀行A / 貸 131 · 請求書未消込
↪ 返信：記帳 · 破棄

4. 権限のある人が「記帳」と返す——グループの中で。伝票はアシスタントのアカウントで記帳され、摘要には誰が画像を 送り、誰が記帳と返したかが明記されます。伝票の取消や複雑な仕訳は、上位の承認者だけが押せます。
5. 言葉で仕事を頼むこともできる。 「@アシスタント 顧客Xから320万ドン入金」で、同じ形の下書きが一つできます。
6. 少しずつ覚える。 仕訳のルール、振込の摘要でよく使われる略語、どの口座番号が誰のものか。

機械が誰も待たずに自分で記帳してよいのはいつか、というのは別の問いで、一本の記事 になるほど長い話です。ここで数えるのは、いちばん確かな部分だけです。どの伝票にも、二行を読んで返信する人がまだいます。

3. なぜグループチャットに置き、全員にERPを開かせないのか

画像を送るのは販売担当、仕入担当、店主です——誰にもERPを開く理由はありません。グループチャットは、彼らがすでにいる 場所です。そこにアシスタントを置けば、彼らが参加するコストはゼロです。これまでどおり画像を送るだけです。どれほど よくできた入力画面でも、それを開かせるのは、経理をするために給料をもらっているわけではない人に一手間を足すことであり、 いらない一手間は飛ばされる一手間です。

払う代償も本物です。聞き返しはグループ全員の前で行われ、アシスタントはよく聞き返します。最初の12日間で、およそ 三分の一の仕事が「聞き返し中」で止まりました。それは欠陥ではありません。かつて経理担当が一人で推し量っていた場所です。

4. 最初の12日間、測ったこと

実際のシステムで測り、丸めた数字です。

• およそ300件の仕事。五分の二が振込の画像か銀行の取引通知から、三分の一が言葉で頼まれたもの、六分の一が他の人が 手で入力した伝票の点検です。
• およそ90件の伝票を記帳。四分の三が入金伝票と出金伝票、五分の一が仕訳です。
• アシスタントが仕事を受けてから伝票が記帳されるまで、平均およそ1.5時間。人の返信を待つ時間を含みます。
• 十件に一件ほどは記帳できず（情報不足、送り主が返事をしない）、エラーがいくつか。
• アシスタントは10の仕訳ルールと6つの略語を覚えました。

12日で90件は、月におよそ220件——上の計算表のいちばん大事な入力値です。

5. 一つ目の源泉：打ち込みの時間が減る

計算表のダンベルグラフが示すのは、いちばん注目すべき点です。「いま」の点は広く散らばり、「アシスタントあり」の点は 一か所に集まります。残る仕事はどの種類でも同じ——二行を読んで返信する——なので、いま打ち込みにいちばん時間のかかる 種類ほど多く減ります。顧客からの入金はいちばん遅い種類ではありませんが、いちばん数が多いので、先頭に来ます。

測り方。 ふつうの週に、経理担当が種類ごとに20件の伝票を打ち込む時間を計ります。下書きを読む分はチャットそのものから 測れます。アシスタントが下書きを送った時刻と、誰かが返信した時刻——その人がほかの仕事で手が離せなかった時間を除いて。

信頼度： まずまず。ただしキーボード入力の記事で書いたとおり、浮いた時間が お金になるのは値段のある仕事に回ったときだけです。経理担当がほかに何もしないなら、この項目は能力として読み、ほかの 項目と足し合わせないでください。

6. 二つ目の源泉：帳簿が入金を早く知る

測り方。 二週間、グループの中の「顧客はもう払った？」「入金あった？」という質問と、その対象になった入金の時刻を 数えます。いまの遅れは、画像の時刻から帳簿で伝票がつくられた時刻までです。

信頼度： 数字は低い、向きは高い。金額が小さいのは、計算表が調べる時間しか数えていないからです。すでに払った顧客に 間違って送った督促や、朝のうちに入金があった顧客の出荷を止めてしまったことは数えていません——それらは信頼を損ない、 信頼には入力欄がありません。

7. 三つ目の源泉：手入力の誤りが減る

測り方。 過去三か月に取り消して記帳し直した伝票と、照合のときの修正を数えます。「改善後」の数字はすでにあります。 アシスタントは他の人が手で入力した伝票も点検しており、誤りを見つけるたびに、その仕事の記録に一行が残ります。

信頼度： 三つのうちでいちばん低い。2%は前提です。誤り一件のコストは、五分の手直しから取り戻せない二重払いまで、 非常に幅があります。

8. 差し引くもの：アシスタントを動かす費用

計算表の中で確実に本物なのはこの項目だけで、しかも小さくありません。これを抜けば計算表は見栄えがよくなり、そして 間違ったものになります。

9. 足し合わせる

構築費用を1,500万ドン、フル稼働まで二か月とすると、回収はおよそ19か月目です。控えめな数字で、この記事はそれを 大きく見せません。量が二倍になればどの行も二倍になり——動かす費用も含めて——回収はおよそ10か月目になります。

10. このROIはどの前提の上に立っているか

いちばん重い前提は、分数ではなく伝票一件あたりの仕事数です。2.5回から1.5回に下げる——つまり、いらない聞き返しの 往復を減らす——と、純効果はほぼ二倍の約145万ドンになります。二つの誤り率を等しく、二つの遅れを等しくすると、 マイナス24万ドンになります。打ち込みの時間だけでは、アシスタントは自分を動かす費用をまかなえません。計算をプラスに するのは、より正しく、より早く知る帳簿であって、キーボードではありません。さらに打ち込む分を下書きを読む分と等しく すれば、すべての効果がゼロになり、動かす費用だけが残ります。そうやってゼロに戻れないモデルは、算数の衣装を着た 先入観にすぎません。

計算表の外にあることが一つ。入金があり、記帳された瞬間、システムは「記帳しました」のメッセージのすぐ下に帳簿残高と 銀行残高を並べて表示します。そうし始めた初日に、1億ドンを超える差異が見つかりました。その価値は 一本の記事にするだけの大きさがあります。

11. 自社で測る

1. 基準をとる。 二週間。お金の伝票を種類ごとに数え、打ち込みの時間を計り、画像の時刻から伝票作成までの遅れを測り、 取消と記帳し直しを数えます。
2. 一つのグループチャットで四週間試す。 伝票一件あたりのアシスタントの仕事数と、一回ごとの費用を記録します——この数字が ほかのどの数字よりも結果を左右します。
3. 同じ季節、同じ量どうしで比べる。 テト（旧正月）前の月は、ふつうの月とは比べられません。

12. 覚えておくこと

道具は、人がすでに立っている場所に置く。 画像を送る人は何も変えず、帳簿をつける人に残るのは二行を読んで返信する ことだけです。伝票でいちばん高くつくのは打ち込みだったことは一度もありません——その伝票があることを誰も知らない時間です。

帳簿が遅れるのは、経理担当の打ち込みが遅いからではありません。お金が届く場所と、帳簿がある場所が違うからです。

この記事の件数と比率は実在の小売会社のシステムで測ったもので、匿名化し丸めています。顧客名、例のメッセージの金額、 計算表のすべての前提は説明のための数字です。ご自身の数字に置き換えてください。