Cách đo giá trị
Sự rời rạc dữ liệu giữa các phòng ban thường bị xem là một bất tiện kỹ thuật. Dưới lăng kính tài chính, nó là một khoản chi phí ẩn đang bào mòn dòng tiền mỗi ngày.
Chỉ cần quy mô nhân sự và số bộ phận. Doanh thu, số đơn, công nợ và tồn kho được suy ra từ đó bằng các tỉ số thông thường — sửa được hết.
Suy ra từ quy mô của bạn
Quy mô và giờ công
Đơn hàng
Công nợ
Tồn kho
Đây là ước tính, không phải cam kết. Nó chỉ có nghĩa nếu bạn đo mốc thật trước khi sửa — xem lộ trình 3 bước ở cuối bài.
Khi kinh doanh dùng bảng theo dõi riêng, kho quản lý bằng thẻ kho hoặc file Excel cá nhân, còn kế toán chạy trên một phần mềm tách biệt, doanh nghiệp trả giá qua ba đường: giờ công đối soát vô ích, tiền lãi vay do chậm thu hồi nợ, và thiệt hại do lệch tồn kho.
Bài này đưa ra phương pháp và công thức để lượng hóa những lợi ích "vô hình" đó thành dòng tiền thực — thứ bạn có thể mang ra bảo vệ trước ban giám đốc. Và vì trang này không tin vào con số không kiểm chứng được, bảng tính phía trên cho bạn tự nhập quy mô của mình, sửa mọi giả định, và xem từng phép cộng.
Bản đầu của bảng tính này có một lỗi đáng nói ra, vì nó là lỗi rất dễ mắc khi lượng hóa: dư nợ phải thu, giá trị tồn kho và số đơn được để cho người dùng tự nhập. Ba khoản đó là đại lượng theo doanh thu, không theo nhân sự — nên tăng quy mô nhân sự gấp ba lần mà tổng chỉ nhúc nhích vài phần trăm. Con số nhìn thì có vẻ chi tiết, nhưng hai ô quan trọng nhất gần như không điều khiển gì cả.
Cách sửa là nối chúng vào một chuỗi, mỗi mắt xích là một tỉ số tài chính thông thường mà bạn tự kiểm được:
Từ đó bốn khoản lãng phí đều co giãn theo quy mô: A theo số cặp bộ phận và khối lượng đơn, B theo số người nhập liệu và số đơn gõ nhầm, C theo dư nợ phải thu, D theo số đơn mất và giá trị tồn kho. Đổi số nhân sự từ 60 lên 200, tổng đi từ khoảng 815 triệu lên khoảng 2,7 tỷ — đúng tỉ lệ, thay vì +22% như bản đầu.
Mọi mắt xích trong chuỗi đều là ô sửa được. Nếu doanh nghiệp của bạn có doanh thu trên đầu người khác hẳn mức mặc định — và phân phối thì khác hẳn sản xuất — hãy sửa đúng ô đó trước khi đọc tổng.
Bảng tính ở trên dùng một cách mô hình hóa khác cho khoản này, và đáng nói vì sao: thay vì cộng từng người, nó đếm số cặp bộ phận phải dò chéo nhau. Bốn bộ phận là sáu cặp; sáu bộ phận đã là mười lăm. Chi phí đối soát không tăng theo số bộ phận, nó tăng theo số cặp — đó là lý do một công ty "chỉ thêm một phòng nữa" lại thấy cuối tháng dài ra bất thường.
Khi hệ thống thống nhất, biên bản đối chiếu công nợ xuất được ngay ngày mùng 1 thay vì chờ đến ngày 15. Số ngày tiền về sớm hơn cắt thẳng vào lãi vay.
Đây thường là khoản lớn nhất, và cũng là khoản dễ bị bỏ sót nhất trong đề xuất ERP — vì nó không nằm ở phòng ban nào cả, nó nằm ở bảng cân đối.
Ước tính cho doanh nghiệp quy mô doanh thu 50–100 tỷ:
| Điểm nghẽn | Bản chất lãng phí | Thu hồi ước tính/năm |
|---|---|---|
| Dò số chéo cuối tháng | Giờ công vô ích | 50–80 triệu |
| Nhập liệu thủ công lặp lại | Thao tác thừa và sửa lỗi | 100–140 triệu |
| Trễ hạn đối soát công nợ | Tiền bị ngâm ngoài thị trường | 200–600 triệu |
| Lệch tồn kho và kế toán | Đọng vốn và mất đơn | 150–300 triệu |
| Tổng lợi ích dòng tiền | 500 triệu – 1,12 tỷ / năm |
Cải tiến ERP để đạt được nguồn dữ liệu duy nhất không phải một khoản chi cho công nghệ. Nó là hành động thu hồi lại số tiền doanh nghiệp đang đánh rơi mỗi năm trong chính các kẽ hở vận hành của mình.
Các con số ví dụ trong bài là số minh họa cho một doanh nghiệp quy mô 50–100 tỷ doanh thu, không lấy từ hệ thống của khách hàng nào.