顧客ごとの書式を割り当てることの ROI

見積書と契約書は顧客に直接触れる接点であり、手作業がいちばん多く残る工程でもあります。顧客ごとに様式を持たせると、中規模の会社なら1か月以内に元が取れます。

BtoB の商いでは、見積書と契約書が顧客に直接触れ、売上を生む接点です。 同時に、手作業がいちばん多く残る工程でもあります。取引先の種類ごとに — とりわけ大手グループや 外資系企業は — 自分たちの印刷基準、違約条項、列の構成、支払情報を持っているからです。

顧客ごとに様式を割り当てるのは、画面のちょっとした手直しに見えます。 この記事はそれを数字にします。答えは意外なものです。中規模の会社なら、1か月以内に元が取れます。

1. 共通の印刷様式ひとつで済ませると何が起きるか

既定の様式が一つしかないとき、費用は三つ現れます。そして目に見えるのは最初の一つだけです。

1. システムの外での手作業。 PDF か Word に書き出し、顧客自身の様式に貼り、余白を直し、 フォントを変え、取引先のロゴを入れる。平均して 1件あたり30〜45分。
2. 条項が少しずつずれていく。 いったん個人の端末で手作業で編集されるようになると、 前四半期の版を送る、遅延違約条項を落とす、古い口座番号を持ち回る — どれも現実的になります。
3. 知識が一人の頭に閉じ込められる。 その取引を引き継いだ人は、顧客の暗黙の作法を知らないので、 書類が差し戻されます。これこそ、積み上がるシステムが会社に代わって抱えておくべきものです。 辞めようとしている人に預けたままにするのではなく。

2. 改善とは実際に何をすることか

新しいボタンではありません。様式を 操作 から 顧客の属性 へ移すことです。

1. マスタに持たせる。 見積と契約の既定様式が、顧客そのものに紐づいて存在します。
2. 正しいものを自動で読み込む。 顧客Aの見積を起こせば、Aの印刷様式、Aの条項一式、 Aに固有の項目をシステムが引いてきます。誰も覚えておく必要がありません。
3. 触ってはいけないところを固定する。 重要な条項が、誰の目にも触れないところで 自由に書き換えられることがなくなります。

これは前の記事が積み上がるシステムと呼んだ形そのものです。 独自の基準を持つ顧客がもう一社増えることは、データが一行増えることであって、 ソースコードを直すことではありません。

3. 三つの数字と、どれを信用できるか

A. 取り戻した時間

三つのうち最も堅い項目です。測れる時間だけに立っているからです。10件ストップウォッチで測れば基準値になります。

B. 一番早く返して取れた案件

買い手がまだ複数社を比べている最初の15分のうちに見積を出せることは、本物の優位です。 ただし三つのうち 最も柔らかい 項目です。速さで取れた案件と値段で取れた案件を切り分けるのは 本当に難しいからです。試算の既定値は 0.1% の上昇幅です。測ったことがなければ零にして、 もう一度合計を読んでください。残る額はそれでも大きいはずです。

C. 避けられた紛争と違約金

めったに起きず、起きると高くつきます。遅延違約条項を一つ間違える、古い口座番号を一つ残す。 それだけで、上で節約した時間の1年分が消えます。

4. 三つの規模、ひとつの結論

下の表は出典の数字によるものです。試算は三つの列すべてを再現します。時間の行はぴたりと一致し、 合計は6%以内に収まります。B と C はもともと見積りだからです。

5. なぜこれを最初にやるのか

人数のてこ。 営業が15人を超えるあたりから、手作業の体裁直しはすでに常勤1人分に等しくなります。 会社は、書類の体裁を直すことだけが仕事である給料を払っているのです。 その金額が一人分に乗らず、全員の給与明細に薄く散らばっているだけの話です。

技術的な危険がほぼ無い。 元帳にも在庫にも承認の流れにも触れません。 失敗しても失敗するのは印刷物の上で、印刷物は数分で直ります。

難しい部分のための信用を買える。 営業チームは誰よりも ERP に抵抗します。 変更のほとんどが、入力を減らすのではなく増やすからです。これは最初の1週間で効果を体感できる、 数少ない改善の一つです。何か月も経ってからしか効いてこないモジュールのために、 辛抱を買っておけるのはこういう改善です。

最初にやるべき改善は、いちばん大きいものではありません。 いちばん早く自分の値打ちを証明できるものです。残り全部が必要とする辛抱を買うのは、それだからです。

ここの数字は三つの会社規模を例示したもので、どの顧客のシステムから取ったものでもありません。 どこかで引用する前に、上の試算でご自身の数字に置き換えてください。