按客户配模板的 ROI

报价单和合同是直接碰到客户的接口，也是手工活最多的一环。给每个客户配一套模板，中型公司一个月之内就能回本。

在 B2B 生意里，报价单和合同是直接碰到客户、并且产生营收的那个接口。 它同时也是手工活最多的一环 —— 因为每一类合作方，尤其是大集团和外资企业， 都有自己的打印标准、违约条款、列的结构和付款信息。

给每个客户配一套模板，看上去只是界面上的小调整。本文把它算成数字， 答案有点出人意料：在一家中型公司，它一个月之内就能回本。

1. 只用一套共享打印模板，代价是什么

只有一个默认模板时，成本会出现三笔，而只有第一笔看得见。

1. 系统之外的手工活。 有人导出成 PDF 或 Word，粘进客户自己的模板，调页边距，换字体， 放上合作方的标志。平均 每份 30 到 45 分钟。
2. 条款一点点跑偏。 一旦文件开始在个人电脑上手工改，发出上个季度的版本、漏掉延期违约条款、 带着一个旧的银行账号 —— 每一样都变得很现实。
3. 知识卡在一个人脑子里。 接手这个客户的人不知道对方那些没写下来的惯例，于是文件被退回来。 这恰恰是复利型系统该替公司记住的东西，而不是留在一个即将离职的人身上。

2. 这项改进到底是什么

不是加一个新按钮。它把模板从 一个动作 变成 客户的一个属性：

1. 挂在主数据上。 报价和合同的默认模板，就长在客户这条记录本身上。
2. 自动调出正确的那一套。 给客户 A 开报价，系统就取出 A 的打印格式、A 的条款集、 A 特有的字段。没有人需要记住。
3. 把不许改的钉死。 实质性条款不再能在谁也看不见的地方被随手改掉。

这正是上一篇所说的复利型系统的形状： 多一个带着自己标准的客户，意味着多一行数据，而不是改一次源码。

3. 三个数，以及该信哪一个

A. 收回的工时

三个里最硬的一个，因为它只靠能测出来的时间。拿秒表测十份，基准值就有了。

B. 最先回复而拿下的单

在买家还在比价的头十五分钟里把报价发出去，是实打实的优势。 但这是三个里 最软 的一个，因为把"靠速度赢的单"和"靠价格赢的单"分开，确实很难。 试算的默认值是 0.1 个百分点的提升；没测过就设成零，再读一遍合计。剩下的仍然很大。

C. 避免的纠纷与罚款

很少发生，一旦发生就贵。一条延期罚则写错，或者一个过期的银行账号， 就足以抹掉上面省下来的一整年工时。

4. 三种规模，一个结论

下表来自原始资料的数字。试算把三列都复现了出来 —— 工时那一行完全吻合， 合计落在 6% 以内，因为 B 和 C 本来就是估数。

5. 为什么先做这一件

人头这根杠杆。 从十五个销售往上，手工调格式已经等于一个全职人了。 公司正在付一份工资，而这份工资唯一的工作就是给文件调格式 —— 只不过这笔钱没落在一个人头上，而是薄薄地摊在了所有人的工资条里。

技术风险几乎为零。 它不碰总账、不碰库存、不碰审批流。出了问题也只出在一张打印件上， 而打印件几分钟就能改好。

它为难啃的部分买来信任。 销售团队比谁都抵触 ERP，因为大多数改动让他们打字更多而不是更少。 这是少数几个他们在第一周就能感受到的改进。正是这种改进， 为那些几个月后才显出好处的模块买来了耐心。

最该先做的改进不是最大的那个，而是最早能证明自己价值的那个 —— 因为其余所有改进所需要的耐心，正是靠它买来的。

这里的数字用来说明三种公司规模，并非取自任何客户的系统。 在任何地方引用之前，请先在上面的试算里换成你自己的数字。