견적서와 계약서는 고객에게 직접 닿는 접점이자 수작업이 가장 많이 남은 공정입니다. 고객마다 양식을 지정하면 중견 회사는 한 달 안에 본전을 뽑습니다.
언제쯤 본전을 뽑을까
필요한 것은 영업 인원과, 지금 문서 한 건에 들어가는 시간뿐입니다. 건수도 공수도 현금도 거기서 나옵니다 — 모두 고칠 수 있습니다.
귀사의 규모에서 도출한 값
가정 — 눌러서 하나씩 보고 고칠 수 있습니다
분량과 공수
계약 금액
오류 위험
구축 비용
이것은 추정이지 약속이 아닙니다. 셋 중 '가장 먼저 회신해 따낸 계약'이 가장 무른 항목입니다. 믿기 어렵다면 그 비율을 0으로 놓고 합계를 다시 보세요.
B2B 영업에서 견적서와 계약서는 고객에게 직접 닿고 매출을 만들어 내는 접점입니다. 동시에 수작업이 가장 많이 남아 있는 공정이기도 합니다. 거래처의 종류마다 — 특히 대기업 그룹과 외국인투자기업은 — 자기만의 인쇄 기준, 위약 조항, 열 구성, 결제 정보를 갖고 있기 때문입니다.
고객마다 양식을 지정하는 일은 화면의 사소한 손질처럼 보입니다. 이 글은 그것을 숫자로 만듭니다. 답은 조금 뜻밖입니다. 중견 회사라면 한 달 안에 본전을 뽑습니다.
1. 공용 인쇄 양식 하나로 버티면 무엇이 드는가
기본 양식이 하나뿐일 때 비용은 세 갈래로 나타나고, 눈에 보이는 것은 첫 번째뿐입니다.
- 시스템 밖의 수작업. 누군가 PDF나 Word로 내보내고, 고객 자신의 양식에 붙여 넣고, 여백을 맞추고, 글꼴을 바꾸고, 거래처 로고를 얹습니다. 평균 건당 30~45분.
- 조항이 조금씩 어긋난다. 문서가 개인 PC에서 손으로 고쳐지기 시작하면, 지난 분기 판본을 보내는 일, 지연 위약 조항을 빠뜨리는 일, 오래된 계좌번호를 달고 다니는 일 — 모두 현실적인 일이 됩니다.
- 지식이 한 사람 머릿속에 갇힌다. 그 거래를 넘겨받은 사람은 고객의 말해지지 않은 관행을 모르니 서류가 반려됩니다. 이것이야말로 쌓이는 시스템이 회사를 대신해 들고 있어야 할 것입니다. 곧 그만둘 사람에게 맡겨 둘 것이 아니라.
2. 이 개선은 실제로 무엇인가
새 버튼이 아닙니다. 양식을 하나의 동작에서 고객의 속성으로 옮기는 일입니다.
- 마스터에 얹어 둔다. 견적과 계약의 기본 양식이 고객 레코드 자체에 붙어 있습니다.
- 맞는 것을 자동으로 불러온다. 고객 A의 견적을 열면 시스템이 A의 인쇄 서식, A의 조항 묶음, A에만 있는 항목을 끌어옵니다. 아무도 기억할 필요가 없습니다.
- 손대면 안 되는 것을 잠근다. 중요한 조항이 아무도 보지 않는 곳에서 임의로 고쳐지는 일이 사라집니다.
이것이 앞 글에서 쌓이는 시스템이라 부른 모양 그대로입니다. 자기 기준을 가진 고객이 하나 더 는다는 것은 데이터가 한 줄 는다는 뜻이지, 소스 코드를 고친다는 뜻이 아닙니다.
3. 세 개의 숫자, 그리고 어느 것을 믿을까
A. 되찾은 시간
셋 중 가장 단단합니다. 잴 수 있는 시간에만 기대기 때문입니다. 열 건을 스톱워치로 재면 기준값이 생깁니다.
B. 가장 먼저 회신해 따낸 계약
구매자가 아직 여러 곳을 비교하고 있는 첫 15분 안에 견적을 내보내는 것은 진짜 우위입니다. 다만 셋 중 가장 무른 항목입니다. 속도로 딴 계약과 가격으로 딴 계약을 갈라내기가 정말 어렵기 때문입니다. 계산기의 기본값은 0.1%p 상승입니다. 재 본 적이 없다면 0으로 놓고 합계를 다시 보세요. 남는 금액은 그래도 큽니다.
C. 피한 분쟁과 위약금
드물게 일어나고, 일어나면 비쌉니다. 지연 위약 조항 하나를 틀리거나 오래된 계좌번호 하나를 남기면, 위에서 아낀 시간의 1년치가 지워집니다.
4. 세 가지 규모, 하나의 결론
아래 표는 출처의 숫자에서 나온 것입니다. 계산기는 세 열을 모두 재현합니다 — 시간 행은 정확히 일치하고, 합계는 6% 이내에 들어옵니다. B와 C는 애초에 추정치이기 때문입니다.
| 지표 | 소 | 중 | 대·외투 |
|---|---|---|---|
| 영업 인원 | 5 | 15 | 40 |
| 월 문서 수 | 100 | 450 | 1,600 |
| 되찾은 시간 | 4,200만 | 2.43억 | 12억 |
| 먼저 회신해 딴 계약 | 450만 | 6,000만 | 4.5억 |
| 피한 분쟁 | 500만 | 3,000만 | 1.5억 |
| 구축 비용 | 1,500만 | 2,500만 | 4,500만 |
| 회수까지 | 약 3.5개월 | 약 27일 | 10일 미만 |
5. 왜 이것을 먼저 하는가
인원이라는 지렛대. 영업이 열다섯 명을 넘어서면 수작업 서식 손질은 이미 상근 한 명분입니다. 회사는 문서 서식을 고치는 일만이 업무인 급여를 지불하고 있는 셈입니다 — 그 돈이 한 사람에게 얹히지 않고 모두의 급여명세서에 얇게 흩어져 있을 뿐입니다.
기술적 위험이 거의 0. 원장도, 재고도, 결재 흐름도 건드리지 않습니다. 잘못돼도 인쇄물 위에서 잘못되고, 인쇄물은 몇 분이면 고쳐집니다.
어려운 부분을 위한 신뢰를 사 준다. 영업 팀은 누구보다 ERP에 저항합니다. 대부분의 변경이 입력을 줄이는 게 아니라 늘리기 때문입니다. 이것은 첫 주에 체감되는 몇 안 되는 개선입니다. 몇 달 뒤에야 효과가 드러나는 모듈들을 위한 인내심을 사 주는 것이 바로 이런 개선입니다.
가장 먼저 해야 할 개선은 가장 큰 것이 아닙니다. 가장 일찍 자기 값어치를 증명할 수 있는 것입니다. 나머지 전부가 필요로 하는 인내심을 사 오는 것이 바로 그것이기 때문입니다.
여기의 수치는 세 가지 회사 규모를 예시한 것이며 어떤 고객사의 시스템에서 가져온 것도 아닙니다. 어디에 인용하기 전에 위의 계산기에서 귀사의 숫자로 바꿔 보세요.